Massgeschneiderte Workflow-Automatisierungsplattform als Ersatz für manuelle Dokumentenverwaltung
Wir haben wochenlange manuelle Dokumenten-Workflows durch eine integrierte Plattform mit automatisierten Genehmigungen, Vorlagen und einem Ausschreibungsmanagement-Portal ersetzt.
Die Herausforderung
Die Abhängigkeit von HESS von mehreren Softwaretools und manueller Dokumentenverwaltung führte zu erheblichen Verzögerungen und Fehlern. Dokumente wurden in Excel und Word erstellt, zur Unterschrift ausgedruckt und manuell zur Genehmigung weitergereicht - ein Prozess, der Wochen oder sogar Monate dauern konnte.
Der Ansatz
In einer Reihe gemeinsamer Besprechungen haben wir die Kernprozesse von HESS sorgfältig dokumentiert und betriebliche Engpässe identifiziert. Eine gründliche Recherche wurde durchgeführt, um aktuelle Anwendungen zu bewerten und bestehende Marktlösungen zu evaluieren. Eine massgeschneiderte Anwendung wurde konzipiert, um Workflows zu optimieren und alle Beteiligten über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten. Dies beinhaltete einen UX-Prototyp, der HESS zum Testen und für Feedback bereitgestellt wurde. Die Lösung konsolidierte alle Aufgaben in einer integrierten Plattform. Vorlagen für verschiedene Dokumente wurden entwickelt, Genehmigungsworkflows automatisiert und rollenbasierte Zugriffsrechte geschaffen, um jedem Nutzer eine personalisierte Ansicht zu bieten. Ein dediziertes Ausschreibungsmanagement-Portal wurde erstellt, über das externe Parteien sich einfach auf Ausschreibungen bewerben können.
Die Ergebnisse
HESS testete den Prototyp ausführlich, was eine Verfeinerung der Benutzeroberfläche und Funktionalitäten auf Basis des Feedbacks ermöglichte. Umfassende Vorlagen für alle notwendigen Dokumente wurden erstellt, mit denen Nutzer Dokumente innerhalb der Plattform generieren und zur Prüfung versenden können. Genehmigungsworkflows wurden automatisiert, wobei designierte Prüfer Benachrichtigungen erhalten. Das Ausschreibungsmanagement-Portal ermöglichte es HESS, Bewerbungen effizient einzusehen, zu vergleichen und zu filtern, was den Evaluierungsaufwand drastisch reduzierte.
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