HESS verlagert Dokumentenfreigaben von ausgedrucktem Papier auf eine Workflow-Plattform

Wir haben die Prozesse von HESS erfasst und eine Plattform mit Dokumentvorlagen, automatisierten Freigabe-Workflows, rollenbasierten Ansichten und einem Ausschreibungsportal für externe Bewerber gebaut.

Papier → digital

Dokumente, Freigaben und Ausschreibungen in einem Workflow

Auto-Hinweise

Prüfer werden benachrichtigt, statt auf Papier zu warten

HESS (Hidroelektrarne na Spodnji Savi) project showcase

Die Herausforderung

Bei HESS wurden Dokumente in Excel und Word erstellt, zur Unterschrift ausgedruckt und zur Freigabe von Hand weitergereicht. Eine Freigabe konnte Wochen oder sogar Monate dauern. Weil die Arbeit über mehrere Tools verteilt war, führte der Prozess zu Verzögerungen und Fehlern.

Der Ansatz

Wir haben die zentralen Prozesse von HESS in einer Reihe gemeinsamer Termine erfasst und die Engpässe identifiziert. Wir haben die bestehenden Anwendungen und verfügbare Marktlösungen bewertet. Wir haben eine individuelle Anwendung konzipiert und einen UX-Prototyp geliefert, den HESS ausführlich getestet hat, bevor wir ihn verfeinert haben. Die Plattform bietet Vorlagen für alle benötigten Dokumente, automatisierte Freigabe-Workflows mit Benachrichtigung der Prüfer und rollenbasierte Ansichten für jeden Nutzer. Über ein Ausschreibungsportal können sich externe Parteien direkt auf Ausschreibungen bewerben.

Die Ergebnisse

Nutzer erstellen Dokumente aus Vorlagen und senden sie innerhalb der Plattform zur Prüfung. Zuständige Prüfer werden automatisch benachrichtigt, statt darauf zu warten, dass Papier bei ihnen ankommt. HESS kann Bewerbungen auf Ausschreibungen jetzt an einem Ort einsehen, vergleichen und filtern, was die Zeit für die Auswertung verkürzt.

Papier → digital

Dokumente, Freigaben und Ausschreibungen in einem Workflow

Auto-Hinweise

Prüfer werden benachrichtigt, statt auf Papier zu warten