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Zeiterfassung ist der Schlüssel, um zu verstehen, wie Sie Ihre Zeit privat und geschäftlich verbringen. Es ist auch eine großartige Möglichkeit für Unternehmer, die ihr eigenes Produktivitätsniveau im Auge behalten und Erkenntnisse darüber gewinnen, was sie besser machen können, damit jeder im gesamten Unternehmen einen verbesserten Arbeitsablauf hat.
In jeder Position, vom Manager bis hin zum Einsteiger, wird es sich immer als vorteilhaft erweisen, den Überblick über die eigenen Aktivitäten zu behalten, da die Mitarbeiter in diesen Positionen auf der Grundlage der durch diesen Prozess gesammelten Daten besser wissen, wo Ressourcen am besten eingesetzt werden.
Die für ein Projekt aufgewendete Zeit kann auf viele verschiedene Arten verfolgt werden. Aber wenn es ums Geschäft geht, stellen sich noch mehr Fragen: Wie erfasse ich meine Stunden? Was ist die beste Lösung für mich und mein Unternehmen — welche Software sollten wir verwenden? Und wie wird sich durch die Umsetzung dieser Maßnahmen unsere Arbeitskultur im Unternehmen oder bei Kunden verändern, die vielleicht noch nichts von diesen Änderungen wissen?
Was ist Zeiterfassung?
Zeiterfassung ist ein wichtiger Teil des Geschäfts. Es hilft Unternehmen dabei, zu messen, wie viel ihre Mitarbeiter arbeiten, und sicherzustellen, dass sie entsprechend entlohnt werden.
Manager verwenden Zeiteinträge, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu überwachen. Anstatt zu erraten, wie lange bestimmte Aufgaben dauern, können Manager genau sehen, wo ihre Mitarbeiter die meiste Zeit verbringen.
Die Vorteile der Zeiterfassung für Unternehmen
Zeiterfassungssoftware kann Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und die Produktivität zu optimieren. So können Mitarbeiter sehen, an welchen Jobs sie in der richtigen Reihenfolge gearbeitet haben, wie lange sie für jede Aufgabe gebraucht haben, welche Ressourcen während des Prozesses verwendet wurden — wie Kunden oder Materialien — und alle anderen Notizen zu allem, was mit dem Projekt zu tun hat. Die Verbesserung der Transparenz der Arbeitsprozesse bedeutet, dass jeder Teil ordnungsgemäß aufgezeichnet wird und fundiertere Entscheidungen getroffen werden können!
1. Erhöhte Rechenschaftspflicht der Mitarbeiter
Die Notwendigkeit, Zeit zu registrieren, macht die Mitarbeiter konzentrierter, da sie wissen, dass die Uhr tickt und jeder sein Bestes gibt, um so produktiv wie möglich zu sein. Die Mitarbeiter haben einen besseren Überblick über ihren Arbeitsprozess und erbringen folglich bessere Leistungen bei ihrer Arbeit.
2. Verständnis der betrieblichen Effizienz
Ein Dienstleistungsunternehmen kann nicht funktionieren, ohne zu verstehen, wie viel Zeit für jedes Kundenprojekt aufgewendet wird. Dies kann nur verfolgt werden, indem das Produktivitätsniveau der einzelnen Mitarbeiter sowie die Leistung des gesamten Unternehmens in abrechnungsfähigen Stunden überwacht werden.
3. Einblick in den Bedarf an Ressourcen
Die aufgewendete Zeit ist ein wichtiger Maßstab für den Ressourcenbedarf und zeigt, ob ein Bereich mehr Personal oder andere Materialien benötigt, um seine Arbeit gut zu erledigen, und wer den größten Nutzen für dieses Team bringt. Daher können diese Informationen hilfreich sein, wenn Entscheidungen darüber getroffen werden, wie die Arbeitslast am besten auf verschiedene Abteilungen/Einheiten innerhalb einer Organisation aufgeteilt werden kann.
4. Verfolgen, wie das Budget ausgegeben wird
Eine der Herausforderungen eines Projektmanagers besteht darin, plötzlich zu erkennen, dass die für einen einzelnen Kunden vorgesehene Zeit überschritten wurde und er nun mehr Mitarbeiter oder Ressourcen benötigt, um das Projekt abzuschließen. Dies kann vermieden werden, indem die Zeit rechtzeitig aufgezeichnet und die Geschäfte viel effizienter erledigt werden.
5. Die Zeiterfassung kann helfen, Probleme im Arbeitsablauf zu identifizieren
Mit Hilfe der Zeiterfassung ist es möglich, potenzielle Probleme im Arbeitsprozess effizient, einfach und kostengünstig zu identifizieren und rechtzeitig zu beheben.
Erfolgreiche Führungskräfte geben sich große Mühe zu zeigen, dass Zeiterfassung sowohl für Einzelpersonen als auch für Unternehmen von Vorteil ist. Teammitglieder können das Tool nutzen, um effektiv auf ihre persönlichen Ziele hinzuarbeiten und gleichzeitig ein gesundes Arbeitsumfeld zu haben, in dem sie wissen, wie lange bestimmte Aufgaben dauern, oder die Mitarbeiter Ihres Teams können sie erledigen, sodass kein Rätselraten erforderlich ist!
Zusammenfassung
Eine durchdachte Zeiterfassung hat einen wichtigen positiven Effekt auf die Geschäftstätigkeit des Unternehmens:
1. Es hilft dem Unternehmen zu wissen, wie viel Zeit für jedes Projekt aufgewendet wird.
2. Es ermöglicht dem Unternehmen, die Produktivität zu messen und Wege zu finden, sie zu verbessern.
3. Es schafft ein Verantwortungsbewusstsein bei Mitarbeitern, die sich bewusst sind, dass ihre Zeit erfasst wird.
4. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Mitarbeiter Zeit verschwenden, wenn sie wissen, dass sie dies später berücksichtigen müssen.
5. Die Zeiterfassung kann helfen, Probleme im Arbeitsablauf oder in der Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu identifizieren, die behoben werden können, bevor sie zu größeren Problemen werden.
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