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Ich möchte anhand einiger praktischer Beispiele erklären, wie Sie mithilfe von Technologie alle Unternehmensprozesse optimieren können, auch solche, bei denen traditionell davon ausgegangen wird, dass sie direkt Personal benötigen und auf eine bestimmte Art und Weise durchgeführt werden müssen.
Ich werde einige Anwendungsfälle unserer Tools in unserer zentralen Prozessoptimierungsplattform namens ebitools vorstellen.
Ebitools wurden aus der Praxis entwickelt, also aus den Lösungen, die wir in unseren eigenen Unternehmen verwenden. Einer meiner Vorteile ist, dass ich beide Seiten von Geschäftsprozessen kenne. Einerseits habe ich als Entwickler die Hintergründe erforscht, seit ich 12 Jahre alt war, und ich weiß, was Computer können. Ich weiß auch, wie es möglich ist, von Prozessen auszugehen und sie zu optimieren, aber auf der anderen Seite arbeite ich seit meinem 16. Lebensjahr mit meinen Mitarbeitern zusammen und habe mein erstes Unternehmen gegründet.
Wenn Sie ein Unternehmen leiten und verschiedene Prozesse beobachten, müssen Sie sich immer die Frage stellen, ob eine Aufgabe von einem Mitarbeiter ausgeführt werden muss oder ob sie so umgestaltet werden kann, dass die ganze harte Arbeit von den Computer- und Softwarelösungen erledigt wird.
Ein Unternehmen ohne Einkaufsabteilung
Ich werde vorstellen, wie wir die Herausforderungen unseres Unternehmens auf der Grundlage von Beobachtungen in allen Bereichen angegangen sind, in denen Technologie bei der Optimierung von Prozessen helfen kann. In den meisten Unternehmen ist es beispielsweise üblich, dass Mitarbeiter Bestellungen acht Stunden am Tag abholen. Dies ist einerseits mit hohen Kosten verbunden und erfordert andererseits viel Zeit. In Wirklichkeit kann die Software den gesamten Prozess jedoch viel effizienter ausführen, was die Qualität der Bestellungen erheblich verbessert. Es gibt viele zusätzliche Vorteile sowohl für das Unternehmen als auch für externe Stakeholder — zum Beispiel Auftragsüberwachung, Prozessverfolgung usw. Unser Unternehmen, in dem vier Personen für Bestellungen zuständig waren, hat eine Optimierung vorgenommen, um alle Prozesse vollständig zu automatisieren und benötigt keine Mitarbeiter mehr, um Bestellungen anzunehmen. Auf diese Weise konnten wir Mitarbeiter für andere, kreativere Aufgaben einsetzen.
Ebenso ist in traditionellen Unternehmen die Einkaufsabteilung in der Regel sehr ausgelastet. Mit unseren Lösungen haben wir die Arbeit jedoch so weit optimiert, dass wir überhaupt keine Einkaufsabteilung haben, obwohl wir ein äußerst aktives Unternehmen mit hohem Einkaufsbedarf haben. Wir haben ein Komplettsystem entwickelt, das ganze LKW-Sendungen selbst beschafft. Es hat die Logik verbessert, zum Beispiel je nachdem, ob es morgen sonnig oder regnerisch sein wird, je nachdem, wie viel Geld sich derzeit auf dem Geschäftskonto befindet, wie hoch der geplante Cashflow ist, wie viele der vorhandenen Waren sich im Lager befinden usw.
Wie lassen sich Kosten in Höhe von 200.000 Euro auf weniger als 1.000 Euro reduzieren?
Ein weiteres herausragendes Beispiel ist die Inventarabteilung. Großhandelsunternehmen schreiben oft bis zu 2% der Waren ab, was beispielsweise bei einem Umsatz von 10 Millionen pro Jahr 200.000 Euro kostet, weil ein bestimmter Teil der Waren verdorben ist, verloren geht, kaputt ist usw. Aber in der Regel führen Unternehmen am Jahresende eine Inventur durch und ermitteln dann die tatsächliche Situation. Dies ist ein sehr passiver Ansatz, zeitaufwändig und herausfordernd, da es praktisch unmöglich ist, sich Ereignisse rückwärts zu merken und die Gründe für die Situation zu identifizieren.
Bei der Beobachtung des Inventarisierungsprozesses stellten wir fest, dass in der Regel so gearbeitet wird, dass niemand die vollständige Kontrolle über den Prozess hat. Es wird nicht kontinuierlich überwacht, wenn etwas verloren geht oder kaputt ist, und es gibt kein kontinuierliches Aufzeichnungs- und Überwachungssystem. Als Analogie bei der Entwicklung einer Softwarelösung haben wir das Beispiel einer Person genommen, die zum Einkaufen in das Geschäft geht, weil so deutlich gezeigt werden kann, wie selbst ein anspruchsvoller Prozess wie die Inventur optimiert werden kann.
Bevor wir in den Laden gehen, öffnen wir den Kühlschrank und schauen uns grob an, was fehlt. Wir haben es nicht mit Dingen zu tun, die so aussehen, als hätten wir genug, sondern mit dem, was fehlt. Auf diese Weise sind wir sehr schnell und effektiv.
Wir können dasselbe System auch im Inventarisierungsprozess implementieren. Als Team kamen wir auf die Idee, dem Computer beispielsweise beizubringen, welche drei Gegenstände er sich täglich ansehen muss, um so sicherzustellen, dass die Inventur jederzeit stattfindet. Ein weiterer Vorteil war, dass wir die Software optimieren konnten, indem wir genau die richtigen Artikel vorschlugen, also die kritischsten, und sogar solche, bei denen der Lagerist nicht viel Zeit mit Zählen verschwendet. Stattdessen schlägt der Computer die optimalsten Produkte vor. Innerhalb eines Monats wird eine Bestandsaufnahme aller Produkte erstellt und der Prozess beginnt erneut. Im Fall einer Nichtübereinstimmung der Lagerbestände ist es notwendig, nur den 30-Tage-Zyklus zu überprüfen, nicht wie beim klassischen System, bei dem die Inspektion das ganze Jahr über durchgeführt werden muss.
So haben wir mit diesem Prozess die Kosten im Unternehmen so weit gesenkt, dass die Abschreibungen von Produkten mit einem Umsatz von 10 Millionen seit Einführung der Optimierung in allen Jahren unter 1000 Euro lagen, was zu enormen Einsparungen führt und die Geschäftseffizienz erheblich steigert.
Wir können alle anderen Prozesse in Unternehmen auf ähnliche Weise optimieren.
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