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Der Start eines neuen Projekts kann sehr aufregend sein, aber gleichzeitig müssen Sie Ihre Due Diligence rechtzeitig durchführen, um sicherzustellen, dass Sie mit dem richtigen Ansatz beginnen. Zu Beginn eines Projekts kann der Planungs- und Arbeitsaufwand überwältigend erscheinen. Es kann Hunderte von Aktivitäten oder Aufgaben geben, die effektiv in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden müssen.
Es ist eine Tatsache, dass es für Sie einfacher ist, die Projektaktivitäten abzuwickeln und die richtigen Schritte zu ergreifen, um sie effizient zu verwalten, wenn Sie Ihr Projekt in verschiedene Phasen unterteilen.
Das Project Management Institute (PMI) unterteilt das Projekt in fünf Phasen: Initiations- oder Startphase, Planungsphase, Ausführungsphase, Überwachungs- und Kontrollphasen und schließlich die Abschlussphase. Diese Abteilung kann Ihnen helfen, Ihre Bemühungen zu strukturieren und sie in eine Reihe überschaubarer und logischer Schritte zu unterteilen. Diese fünf Phasen drehen sich um einen Zyklus, der allgemein als Projektlebenszyklus bezeichnet wird.
Ein Projektlebenszyklus ist eine Abfolge dieser fünf Phasen, die von der Initiierung bis zum Abschluss beginnt. Jedes Projekt hat einen bestimmten Start und ein bestimmtes Ende, Projektziele, Aktivitäten und Ergebnisse. Der Projektlebenszyklus bildet die grundlegende Grundlage für die Maßnahmen, die im Rahmen des Projekts durchgeführt werden müssen, unabhängig von der spezifischen Arbeit, die damit verbunden ist.
Hier werden wir nur den Projektstart oder die Initiierungsphase des Projekts besprechen.
- Projektstart/Initiierungsphase
Wie wir sehen, ist die Projektinitiierung die erste und zweifellos wichtigste Phase des Projektlebenszyklus. Wenn es richtig ausgeführt wird, ebnet es den Weg für den erfolgreichen Abschluss des Projekts innerhalb der zugewiesenen Zeit und des zugewiesenen Budgets.
Die Phase der Projektinitiierung umfasst die notwendigen Schritte, die vor der Genehmigung eines Projekts unternommen werden müssen, gefolgt von seiner Planung und Ausführung. Das ultimative Ziel besteht darin, das Projekt auf einer übergeordneten Ebene zu definieren und es in den Geschäftsfall einzubinden, den Sie lösen möchten.
In der Initiierungsphase wird ein Projekt erstellt und definiert. In dieser Phase werden auch wichtige Projektparameter wie Projektcharta, Umfang, Ziele, Interessengruppen und Erwartungen an das Projekt definiert.
Schauen wir uns diese Parameter nacheinander kurz an:
- Erstellung einer Projektcharta
Während der Initiierungsphase müssen Sie Ihre Projektcharta erstellen, oder mit anderen Worten, ein Projektinitiierungsdokument (PID), das den Zweck und die Anforderungen des Projekts beschreibt. Darüber hinaus enthält es auch Details wie die Bedürfnisse des Unternehmens, die beteiligten Interessengruppen, den Umfang, die Ziele und die allgemeinen Ziele. Es bietet Projektmanagern eine Grundlage, um Projektentscheidungen zu definieren und sicherzustellen, dass sie den strategischen Unternehmenszielen entsprechen.
- Definition des Projektumfangs
Der Projektumfang umfasst die Ziele, das Budget, den Zeitplan und die Ergebnisse des Projekts. Der Umfang kann sich zwar im Laufe der Zeit ändern, aber Sie müssen den Umfang frühzeitig definieren, um die Erwartungen aller Beteiligten zu klären.
- Festlegung der Projektziele
Die Festlegung von Projektzielen und -vorgaben kann Ihnen helfen, potenzielle Risiken zu vermeiden und das Projekt auf Erfolgskurs zu bringen. Mit einer klaren Zielsetzung bleibt auch das Projektteam auf Kurs, da jedes Teammitglied genau weiß, worauf es hinarbeitet. Die Projektziele müssen SMART sein, also spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitorientiert.
- Einbindung der Interessengruppen
Als Projektmanager müssen Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Stakeholder frühzeitig und während der wichtigen Entscheidungen für das Projekt einbezogen werden. Die meisten Projektmanager übersehen diesen Aspekt oft, da er weniger wichtig ist. Daher ist es wichtig, alle zu berücksichtigen, die vom Projektplan, den Ergebnissen und dem Ergebnis betroffen sein könnten oder ein Interesse daran haben. Projektbeteiligte können intern und extern sein. Um die Transparenz während des gesamten Projekts aufrechtzuerhalten, müssen Sie mit den notwendigen Tools und Techniken ausgestattet sein, um effektiv mit den Stakeholdern zu kommunizieren.
- Klare Erwartungen setzen
Die Festlegung klarer Erwartungen in Bezug auf Projektziele, Zeitpläne, Ressourcen und Ergebnisse ist der Schlüssel zum Projekterfolg. Wenn Sie die erforderlichen Anstrengungen im Voraus unternehmen, die potenziellen Risiken und Probleme an die Stakeholder kommunizieren und dann die Projektaktivitäten mit vollem Engagement durchführen, wird dies einen großen Einfluss auf den Projekterfolg haben.
Sechs wichtige Fragen, die in der Anfangsphase beantwortet werden müssen
Projekte können sowohl einfach als auch komplex sein. Mit der Änderung des Projektumfangs und der Projektgröße ändert sich auch die Komplexität, was sich auf alle am Projekt beteiligten Parteien auswirken kann. Hier sind einige wichtige Fragen, die Sie beantworten können, um jedes Projekt besser zu starten.
i. Was muss in dieser früheren Phase getan werden, um die Wahrscheinlichkeit eines Projekterfolgs zu erhöhen?
Diese Frage bringt Sie dazu, über die wichtigsten Dinge nachzudenken, die Sie jetzt tun müssen. Oft konzentrieren sich die Mitarbeiter zu Beginn, insbesondere bei großen Projekten, ausschließlich auf die Planung. Planung ist sicherlich wichtig, aber manchmal gibt es andere Maßnahmen als das „Planen“, die frühzeitig durchgeführt werden müssen.
ii. Was sind die wichtigsten Fähigkeiten und Personen, die benötigt werden, um das Projekt abzuschließen?
Wir können ein Projekt nicht alleine durchführen, ohne ein engagiertes Projektteam zu haben. Daher ist es wichtig, die richtigen Leute mit den richtigen Fähigkeiten in Ihr Team zu holen, und dies muss so schnell wie möglich geschehen.
iii. Wie kann ich die Mitglieder des Projektteams beeinflussen, damit sie sich weiterhin für das Projekt engagieren?
Das ist ein sehr wichtiger Aspekt. Sie müssen Ihren Teammitgliedern die Ziele mitteilen und sie wissen lassen und verstehen lassen, warum Sie sie in Ihrem Team haben möchten, welche Rollen sie spielen können, und sie dazu bewegen, sich für eine Teilnahme zu entscheiden, wenn sie andere konkurrierende Interessen und Möglichkeiten haben.
iv. Was sind die wichtigsten Ergebnisse des Projekts?
Ein wichtiger Teil jedes Projektplans besteht darin, die Ergebnisse zu skizzieren. Die Beantwortung dieser Frage ist ein wichtiger Teil Ihrer Projektplanung und wird manchmal übersehen, da sich die Mitarbeiter nur auf die Ergebnisse konzentrieren und die wichtigsten Ergebnisse nicht berücksichtigen.
v. Wie detailliert muss der Projektplan in dieser Phase sein?
Denken Sie über die Komplexität des Projekts, die Anzahl der beteiligten Personen und die Fähigkeiten und Erfahrungen dieser Personen nach. All diese Faktoren können bei der Entscheidung, wie detailliert Ihr Plan erstellt werden soll, eine Rolle spielen. Machen Sie Ihren Plan so detailliert, dass die Mitarbeiter sich über die zu erbringenden Leistungen im Klaren sind und wissen, was von ihnen erwartet wird.
vi. Welche Schritte müssen in dieser Phase unternommen werden, um die Projektrisiken zu begrenzen?
Sie müssen über das Ende des Projekts nachdenken. Stellen Sie sich vor, welche Hindernisse und Engpässe den erfolgreichen Abschluss des Projekts verhindern können. Dann treten Sie einen Schritt zurück und fragen Sie sich, wie Sie jetzt die Hindernisse beseitigen, die Straßensperren überbrücken und die Hürden überwinden können. Dies ist eine der besten Möglichkeiten, Ihre Zeit zu Beginn zu nutzen, d. h. Maßnahmen zu ergreifen, um diese Dinge zu reduzieren oder zu beseitigen, bevor sie auftreten und Ihr Projekt zum Stillstand bringen oder verzögern können.
Rolle und Bedeutung des Projektmanagers in der Initiierungsphase
Ein Projektmanager ist eine Person, die für die Leitung des Projekts verantwortlich ist. Mit anderen Worten, Projektmanager sind die Speerspitzen eines Projekts. Sie stellen sicher, dass das Projekt innerhalb der angegebenen Frist abgeschlossen wird und fehlerfrei an den Kunden geliefert wird. Der Projektmanager kümmert sich um alle Aspekte des Projekts von der Projektinitiierung bis zum Abschluss.
Während der Start- oder Initiierungsphase eines Projekts konzentriert sich der Projektmanager darauf, die für die Durchführung des Projekts erforderliche Projektinfrastruktur zu entwickeln und Klarheit über die Projektcharta und den Umfang zu schaffen. Die Entwicklung der Projektinfrastruktur kann bei einem Projekt mit geringer Komplexität eine einfache Aufgabe sein.
Um die genannten Aufgaben zu einem früheren Zeitpunkt erledigen zu können, muss der Projektmanager über eine Kombination aus technischen, verwaltungstechnischen und sozialen Fähigkeiten verfügen. Er/sie muss über Führungsqualitäten verfügen und in der Lage sein, eindringliche Fragen zu stellen, unausgesprochene Annahmen zu erkennen, die am Projekt beteiligten Stakeholder und die damit verbundenen Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt zu verstehen und mögliche Konflikte zwischen den Stakeholdern zu lösen.
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