.webp)
Začetek novega projekta je lahko zelo razburljiv, hkrati pa morate pred časom opraviti skrbnost, da zagotovite, da boste začeli s pravilnim pristopom. Na začetku projekta se lahko količina potrebnega načrtovanja in dela zdi ogromna. Obstaja lahko na stotine dejavnosti ali nalog, ki jih je treba učinkovito izvajati v pravem zaporedju.
Dejstvo je, da če svoj projekt razdelite na različne faze, boste lažje upravljali projektne dejavnosti in naredili prave korake za njihovo učinkovito upravljanje.
Inštitut za upravljanje projektov (PMI) deli projekt na pet faz, kot so faza začetka ali zagona, faza načrtovanja, faza izvedbe, faze spremljanja in nadzora ter zadnja faza zaključka. Ta razdelitev vam lahko pomaga strukturirati svoja prizadevanja in jih razporediti v vrsto obvladljivih in logičnih korakov. Teh pet faz se vrti okoli cikla, ki je splošno znan kot življenjski cikel projekta.
Življenjski cikel projekta je zaporedje teh petih faz, ki se začnejo od začetka do zaključka. Vsak projekt ima določen začetek in konec, cilje ali cilje projekta, dejavnosti in rezultate. Življenjski cikel projekta je osnovni temelj ukrepov, ki jih je treba izvajati v projektu, ne glede na specifično delo.
Tu bomo razpravljali le o zagonu projekta ali začetni fazi projekta.
- Faza zagona/začetka projekta
Kot vidimo, je začetek projekta prva in nedvomno najpomembnejša faza življenjskega cikla projekta. Če se izvede na pravi način, potem utira pot uspešnemu zaključku projekta v dodeljenem času in proračunu.
Faza začetka projekta vključuje potrebne korake, ki jih je treba sprejeti pred odobritvijo projekta, ki jim sledi njegovo načrtovanje in izvedba. Končni cilj je opredeliti projekt na visoki ravni in ga povezati s poslovnim primerom, ki ga želite rešiti.
V začetni fazi se ustvari in definira projekt. V tej fazi so opredeljeni tudi ključni parametri projekta, kot so listina projekta, obseg, cilji, zainteresirane strani in pričakovanja od projekta.
Na kratko poglejmo te parametre enega za drugim:
- Oblikovanje listine projekta
Med začetno fazo morate ustvariti listino projekta ali z drugimi besedami dokument o iniciaciji projekta (PID), ki opisuje namen in zahteve projekta. Poleg tega vključuje tudi podrobnosti, kot so potrebe podjetja, vključene zainteresirane strani, obseg, cilji in splošni cilji. Vodjem projektov zagotavlja temelj za opredelitev projektnih odločitev in zagotavljanje, da so v skladu z organizacijskimi strateškimi cilji.
- Opredelitev obsega projekta
Obseg projekta vključuje cilje projekta, proračun, urnik in rezultate. Čeprav se obseg lahko sčasoma spreminja, morate obseg določiti že zgodaj, da določite pričakovanja z vsemi zainteresiranimi stranmi.
- Določanje ciljev projekta
Postavite cilje in cilje projekta vam lahko pomagajo, da se izognete morebitnim tveganjem in projekt postavite na pot do uspeha. Z jasnim naborom ciljev bo projektna ekipa tudi ostala na pravi poti, saj bo vsak član ekipe natančno vedel, za kaj si prizadeva. Cilji projekta morajo biti PAMETNI, tako da morajo biti specifični, merljivi, dosegljivi, ustrezni in časovno usmerjeni.
- Vključevanje zainteresiranih strani
Kot vodja projekta morate zagotoviti, da so vsi pomembni zainteresirani strani vključeni že zgodaj in pri sprejemanju ključnih odločitev za projekt. Večina projektnih voditeljev ta vidik pogosto spregleda, saj je manj pomemben, zato je pomembno upoštevati vse, na katere lahko vpliva načrt projekta, rezultate in rezultat ali jih zanima. Zainteresirane strani projekta so lahko notranje in zunanje. Da bi ohranili preglednost celotnega projekta, morate biti opremljeni s potrebnimi orodji in tehnikami za učinkovito komunikacijo z zainteresiranimi stranmi.
- Določanje jasnih pričakovanj
Določitev jasnih pričakovanj glede ciljev projekta, časovnih rokov, virov in rezultatov je ključnega pomena za uspeh projekta. Z vnaprejšnjim vložitvijo potrebnih prizadevanj, sporočanjem potencialnih tveganj in vprašanj zainteresiranim stranem ter nato izvedbo projektnih dejavnosti s polno predanostjo bo velik vpliv na uspeh projekta.
Na šest pomembnih vprašanj je treba odgovoriti na začetna faza
Projekti so lahko preprosti in zapleteni. S spremembo obsega in velikosti projekta se spremeni njegova kompleksnost, kar lahko vpliva na vse strani, ki sodelujejo v projektu. Tukaj je nekaj pomembnih vprašanj, na katera lahko odgovorite, da bi vsak projekt bolje začeli.
i. Kaj je treba storiti v tej zgodnji fazi, da se poveča verjetnost uspeha projekta?
To vprašanje vas spodbuja k razmišljanju o ključnih stvareh, ki jih morate storiti zdaj. Pogosto na začetku, zlasti pri velikih projektih, ljudje ves svoj trud osredotočajo na načrtovanje. Čeprav je načrtovanje vsekakor pomembno, včasih obstajajo ukrepi, razen »načrtovanja«, ki jih je treba opraviti zgodaj.
ii. Katere so ključne veščine in veščine, ki jih ljudje potrebujejo za dokončanje projekta?
Projekta ne moremo izvesti sami, ne da bi imeli namensko projektno ekipo. Zato je pridobivanje pravih ljudi s pravimi veščinami v vaši ekipi ključnega pomena in ga je treba storiti čim prej.
iii. Kako lahko vplivam na člane projektne ekipe, da ostanejo zavezani projektu?
To je zelo pomemben vidik. Cilje morate sporočiti članom svoje ekipe in jim sporočiti in razumeti, zakaj jih želite v svoji ekipi, vloge, ki jih lahko igrajo, in vplivati nanje, da se odločijo za sodelovanje, kadar imajo druge konkurenčne interese in priložnosti.
iv. Kateri so glavni rezultati projekta?
Ključni del vsakega projektnega načrta je opisati, kakšni bodo rezultati. Odgovor na to vprašanje je kritičen del načrtovanja vašega projekta in ga včasih spregledamo, saj se ljudje osredotočajo le na rezultate, ne da bi upoštevali glavne rezultate na poti.
v. Kako natančen mora biti projektni načrt v tej fazi?
Razmislite o kompleksnosti projekta, številu vpletenih ljudi ter spretnosti in izkušnjah teh ljudi. Vsi ti dejavniki lahko vplivajo na odločitev o tem, kako podrobno sestavite svoj načrt. Naj bo vaš načrt dovolj podroben, da bodo ljudje jasni glede rezultatov in vedeli, kaj se od njih pričakuje.
vi. Katere ukrepe je treba sprejeti na tej stopnji za omejitev projektnih tveganj?
Razmisliti morate o koncu projekta. Predstavljajte si, kakšne ovire in ozka grla lahko preprečijo uspešno zaključek projekta. Nato se odmaknite in se vprašajte, kako lahko odpravite ovire, premostite ovire in odpravite ovire zdaj. To je ena najboljših načinov uporabe vašega časa na začetku, tj. da sprejmete ukrepe za zmanjšanje ali odpravo teh stvari, preden se lahko zgodijo za zaustavitev ali odložitev vašega projekta.
Vloga in pomen vodje projekta v začetni fazi
Vodja projekta je oseba, ki je odgovorna za vodenje projekta. Z drugimi besedami, vodje projektov so vodje projekta. Zagotavljajo, da je projekt zaključen v določenem roku in bo naročniku dostavljen brez napak. Vodja projekta obravnava vse vidike projekta od začetka projekta do zaključka.
Med zagonom ali začetno fazo projekta se vodja projekta osredotoča na razvoj projektne infrastrukture, potrebne za izvedbo projekta, in razvoj jasnosti glede listine in obsega projekta. Razvoj projektne infrastrukture je lahko preprosta naloga na projektu z nizko stopnjo kompleksnosti.
Za izvedbo omenjenih nalog v zgodnejši fazi mora vodja projekta imeti kombinacijo tehničnih, vodstvenih in mehkih veščin. Imeti mora vodstvene lastnosti in sposobnost postavljati prodorna vprašanja, zaznavati neizrečene predpostavke, razumeti zainteresirane strani, vključene v projekt, ter z njimi povezane vloge in odgovornosti v projektu ter reševati morebitne konflikte med zainteresiranimi stranmi.
Ali lahko skupaj naredimo še bolje?
Ugotovimo...
Na easy.bi vam lahko pomagamo že od prvega koraka naprej. Oglejte si Naši projekti.
Za več informacij nas lahko kontaktirate ali se prijavite na glasilo in prejemate uporabne vsebine neposredno na vaš e-poštni naslov.
