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Der Erfolg eines Projekts hängt immer von allen am Projekt beteiligten Rollen und Stakeholdern ab. Heute konzentrieren wir uns jedoch auf die Rolle des Kunden. Ich zeige Ihnen die effektivsten Schritte, wie Sie Ihre Erwartungen wirklich erfüllen können.
Erwartungen sind der Ausgangspunkt jedes Projekts. Sie kennen sie natürlich als Kunde, aber die Herausforderung besteht darin, sie Ihrem Projektmanager gegenüber richtig zu kommunizieren und zum Ausdruck zu bringen. Angesichts der Tatsache, dass ich schon oft in der Rolle des Projektmanagers war, werde ich Ihnen einige wichtige Tipps geben, die das Projektmanagement wirklich verändern. Wenn ich ein Einführungsgespräch mit meinem Kunden habe, möchte ich zunächst herausfinden, was die wichtigsten Herausforderungen oder sogenannten Probleme sind, die ein Stakeholder lösen möchte.
In der Regel kennen Sie als Stakeholder Ihre Probleme und die Probleme, die Sie lösen möchten, sehr gut. Ich als Projektmanager möchte jedoch klare Informationen von Ihnen haben und ich muss Ihre wichtigsten Probleme wirklich verstehen, damit wir mit dem nächsten Schritt fortfahren können. An dieser Stelle gibt es jedoch eine Herausforderung, auf die ich näher eingehen werde. Meiner Erfahrung nach bringen Interessenvertreter ihren Schmerz am häufigsten mit konkreten Lösungen zum Ausdruck, die sie sich wünschen, anstatt ihre Bedürfnisse klar zu kommunizieren, die eigentlich die Grundlage und der richtige Ausgangspunkt für die Suche nach den besten Lösungen sind.
Wie können Sie Ihre Bedürfnisse und Erwartungen klar ausdrücken?
Schauen wir uns eine Situation an einem einfachen Fall an, mit dem wir uns alle identifizieren können. Nehmen wir an, Sie beschließen, ein Haus zu bauen. Sie beauftragen einen Architekten und möchten ihm beim ersten Treffen Ihre Wünsche erläutern. Aber die meisten Investoren fangen damit an, aufzulisten, wie groß ein Haus sein sollte, welche Art von Fenstern und Türen sie mögen, wie viele Quadratmeter die Räume haben sollen usw. Ein guter Architekt stoppt den Bauherrn an dieser Stelle und beginnt, ihm die richtigen Fragen zu stellen, die es ihm ermöglichen, die wahren Bedürfnisse des Kunden zu verstehen. Was bedeutet das? Ein Architekt ist derjenige, der dafür verantwortlich ist, eine Lösung zu finden, die auf Ihre Situation zugeschnitten ist. Er benötigt also keine Lösung von Ihnen, sondern aufschlussreiche Informationen, wie zum Beispiel, dass Sie drei Kinder haben und dass jedes von ihnen seinen eigenen Raum benötigt, dass Sie oft von zu Hause aus arbeiten und eine ruhige Ecke oder ein Büro benötigen, dass Sie einen großen Hund haben, der genug Bewegung braucht, und einen großen Garten... All dies sind wichtige Ausgangspunkte, von denen aus der Architekt in der Lage sein wird, zu entwerfen ein Haus für Sie und finden Sie eine umfassende Lösung, die alle Ihre Bedürfnisse berücksichtigt. Das Gleiche gilt für das Projektmanagement. Sie müssen sich sehr darauf konzentrieren, Ihre Bedürfnisse so klar wie möglich zu kommunizieren und die Lösungen dem Anbieter überlassen, den Sie beauftragen möchten.
Der kritischste Punkt im Prozess: das Management von Erwartungen
Für den Projektmanager besteht die erste Priorität immer darin, die richtigen Schlüsse darüber zu ziehen, was Sie als Kunde wirklich wollen. Dies erfordert einiges an Erfahrung, damit er das gesamte Gespräch und den gesamten Prozess in die richtige Richtung lenken kann. Ich möchte ein paar Worte einer der Methoden widmen, die sich in meiner Arbeit als die effektivste erwiesen hat, und ich verwende sie immer, um ein vollständiges Verständnis aller Beteiligten und ihrer Erwartungen zu erreichen. Wenn Sie sich als Kunde bewusst sind, wie wichtig es ist, dass der Projektmanager Sie richtig versteht, können Sie auch maßgeblich zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts beitragen.
Best Practice: Visualisierung der Erwartungen
Bei der Kommunikation über eine Projektlösung oder ein Produkt kommt es sehr oft vor, dass beide Seiten zwei völlig unterschiedliche Ansichten und Erwartungen haben, wie die endgültige Lösung aussehen sollte. Die Herausforderung besteht darin, dass es auf den ersten Blick so aussieht, als würden alle Beteiligten über dasselbe sprechen, aber das ist sehr oft nicht der Fall.
Wie kann man Missverständnissen vorbeugen?
Für mich erwies sich die Visualisierung als die absolut beste Technik, die ich jedes Mal verwendete. Mir wurde klar, dass es sehr schwierig ist, allein aus einem Gespräch herauszufinden, ob alle Beteiligten über dasselbe sprechen. Wenn jedoch der gesamte Prozess und die vorgeschlagene Lösung auf einem Blatt Papier oder einem Whiteboard skizziert werden und die Leute sich die eigentliche Skizze ansehen können, stellt sich viel schneller heraus, ob die Beteiligten unterschiedliche Erwartungen haben.
Wenn Sie als Stakeholder sicherstellen, dass der Projektleiter Sie wirklich versteht, sind Sie bereits auf dem 3/4-Weg zum Erfolg.
Andrej Lovsin
Seien Sie als Kunde IMMER bei jedem Schritt Teil des Prozesses
Eine weitere wichtige Herausforderung, um Ihre Erwartungen am Ende des Projekts zu erfüllen, ist Ihre Teilnahme am Prozess. Auch wenn der Startpunkt des Projekts hervorragend und präzise definiert wurde, kann es sein, dass am Ende eine völlig unangemessene Lösung vorbereitet wird. Warum? Weil es eine Sache ist, alles gut zu definieren und Lösungen zu definieren, die ein großes Potenzial haben, Ihre Bedürfnisse zu erfüllen, und die andere ist, diese Lösungen tatsächlich zu realisieren und umzusetzen.
Jedes Projekt, insbesondere die Produktentwicklung, steht nie zu Beginn fest, aber während des Prozesses treten Variablen auf, die das Endergebnis beeinflussen. Kehren wir zu unserem Fall zurück, ein Haus zu bauen. Es kann vorkommen, dass Sie mitten in einem Projekt herausfinden, dass Sie ein weiteres Kind bekommen werden. Wenn Sie dies nicht rechtzeitig mitteilen, kann der Auftragnehmer keine richtige Lösung finden. Wenn das Haus fertig ist, wird ein Kinderzimmer fehlen und es gibt keine alternative Lösung.
Wenn Sie aktiv am Projekt beteiligt sind und der Projektleiter Sie rechtzeitig über alle Phasen und Stufen informiert, kann das nicht passieren. Stellen Sie sicher, dass Sie ihn über mögliche Variablen in Ihren internen Prozessen informieren und verfolgen Sie, ob das Projekt immer noch in die gewünschte Richtung geht.
Transparente Kommunikation ist der Schlüssel
Achten Sie bei jedem Projekt immer auf eine transparente Kommunikation und stellen Sie sicher, dass Sie als Stakeholder immer aktiv an dem Prozess beteiligt sind, wie die Lösung für Sie erstellt wird. Der Projektmanager muss Sie über den Fortschritt auf dem Laufenden halten und auch Ihr Feedback dazu einholen, ob alles noch Ihren Erwartungen entspricht.
Wenn Sie sich für die Entwicklung einer Lösung entscheiden, müssen Sie sich unbedingt bewusst sein, dass Sie kein fertiges Produkt kaufen. Der Vorgang ist nicht dasselbe wie in den Laden zu gehen und ein Produkt auszuwählen, bei dem Sie genau sehen können, was Sie erhalten. Die Entwicklung eines Produkts oder einer Projektlösung ist immer ein Prozess, bei dem Ihre Energie- und Zeitinvestition äußerst wichtig ist.
Ein letzter Tipp: Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse aller wichtigen Stakeholder
Mein letzter Ratschlag ist, dass Sie alle wichtigen Stakeholder einbeziehen, die Ihren internen Prozess kennen und von dem Endprodukt oder der Lösung profitieren werden. Es ist wichtig, dass der Projektmanager seine Bedürfnisse gut kennt, denn Ihre wichtigsten Stakeholder im Unternehmen wissen genau, was sie für die Arbeit benötigen, sie erkennen, was fehlt, was nicht so funktioniert, wie es sollte usw. Wenn Sie ihre Meinungen rechtzeitig einbeziehen und alle oben aufgeführten wichtigen Elemente und Schritte befolgen, ist der Erfolg jedes Projekts garantiert.
Zusammenfassung der 3 wichtigsten Tipps
Um es zusammenzufassen: Damit Sie wirklich das bekommen, was Sie erwarten, ist es sinnvoll, drei wichtige Tipps zu befolgen.
- Es ist wichtig, dass Sie wissen, wie Sie sich darauf konzentrieren können, Ihre Bedürfnisse zu äußern (keine Lösungen vorzuschlagen), damit der Projektmanager wirklich zu den richtigen Schlüssen kommt.
- Im zweiten Schritt ist es entscheidend, dass sich alle Beteiligten richtig verstehen. Ich habe aufgelistet, was für eine transparente Kommunikation wichtig ist, aber ich schlage vor, dass Sie auch die endgültige Vereinbarung skizzieren und visualisieren, da es so einfacher ist, die Erwartungen der Stakeholder zusammenzufassen und festzustellen, ob sie wirklich übereinstimmen.
- Die drittwichtigste Sache ist, dass Sie in allen Schritten immer Teil des Prozesses sind und Änderungen rechtzeitig kommunizieren, alle Beteiligten einbeziehen, die die Lösung/das Produkt verwenden werden, und überwachen, ob alle Schritte Ihren Erwartungen entsprechen.
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