.webp)
Uspeh vsakega projekta je vedno odvisen od vseh vlog in zainteresiranih strani, ki so vključeni v projekt, danes pa se bomo osredotočili na vlogo naročnika. Pokazal vam bom najučinkovitejše korake, kako resnično izpolniti svoja pričakovanja.
Pričakovanja so izhodišče vsakega projekta. Seveda jih poznate kot stranko, vendar je težava, kako jih sporočiti in pravilno izraziti svojemu vodji projekta. Glede na to, da sem bil že večkrat v vlogi vodje projektov, bom z vami delil nekaj ključnih nasvetov, ki resnično spremenijo igro pri vodenju projektov. Ko imam uvodno srečanje s svojo stranko, želim najprej ugotoviti, kateri so ključni izzivi ali tako imenovane bolečine, ki jih želi zainteresirana stranka rešiti.
Običajno kot deležnik dobro poznate svoje težave in bolečino, ki jo želite rešiti. Jaz kot vodja projekta pa od vas želim jasne informacije in resnično moram razumeti vaše ključne težave, da bomo lahko prešli na naslednji korak. Vendar pa je na tej točki izziv, ki ga bom podrobneje razložil. Po mojih izkušnjah deležniki najpogosteje izražajo svojo bolečino s konkretnimi rešitvami, ki jih želijo, namesto da jasno sporočajo svoje potrebe, ki so pravzaprav osnova in pravo izhodišče za iskanje najboljših rešitev.
Kako jasno izraziti svoje potrebe in pričakovanja?
Oglejmo si situacijo v preprostem primeru, s katerim se lahko vsi poistovetimo. Recimo, da se odločite za gradnjo hiše. Najamete arhitekta in mu na prvem srečanju želite razložiti svoje želje. Toda večina vlagateljev se s tem loti tako, da začne navajati, kako velika mora biti hiša, kakšna okna in vrata imajo radi, koliko kvadratnih metrov želijo, da so sobe itd. Dober arhitekt na tej točki ustavi naročnika in ga začne usmerjati s pravilnimi vprašanji, ki mu omogočajo razumevanje resničnih potreb stranke. Kaj to pomeni? Arhitekt je tisti, ki bo odgovoren za iskanje rešitve glede na vašo situacijo, zato ne potrebuje rešitve od vas, ampak pronicljive informacije, na primer, da imate tri otroke in da vsak od njih potrebuje svoj prostor, da pogosto delate od doma in potrebujete miren kotiček ali pisarno, da imate velikega psa, ki potrebuje dovolj vadbe in velik vrt... Vse to so ključna izhodišča, s katerih bo arhitekt lahko izhodil oblikujte hišo za vas in poiščite celovito rešitev, ki upošteva vse vaše potrebe. Enako je z vodenjem projektov. Morate biti zelo osredotočeni na čim jasnejše sporočanje svojih potreb in rešitve prepustiti ponudniku, ki ga želite najeti.
Najbolj kritična točka v procesu: upravljanje pričakovanj
Za vodjo projekta je prva prednostna naloga vedno priti do pravih zaključkov o tem, kaj si kot stranka resnično želite. To zahteva kar nekaj izkušenj, da lahko ves pogovor in postopek usmeri v pravo smer. Nekaj besed bi rad posvetil eni od metod, ki se je pri mojem delu izkazala za najučinkovitejšo, in jo vedno uporabljam za popolno razumevanje vseh zainteresiranih strani in njihovih pričakovanj. Če se kot stranka zavedate, kako pomembno je, da vas vodja projekta pravilno razume, lahko pomembno prispevate tudi k uspešnemu izvajanju projekta.
Najboljša praksa: vizualizacija pričakovanj
Pri komunikaciji o projektni rešitvi ali izdelku se zelo pogosto zgodi, da imata obe strani dva popolnoma različna pogleda in pričakovanja o tem, kakšna naj bi bila končna rešitev. Izziv je v tem, da se na prvi pogled zdi, da vsi udeleženci govorijo o isti stvari, vendar to zelo pogosto ni tako.
Kako preprečiti napačno komunikacijo?
Zame se je vizualizacija izkazala za absolutno najboljšo tehniko, ki sem jo uporabljal vsakič. Spoznal sem, da je samo iz pogovora zelo težko ugotoviti, ali vsi vpleteni govorijo o isti stvari. Ko pa sta celoten postopek in predlagana rešitev skicirana na listu papirja ali tabli in ljudje lahko pogledajo dejansko skico, se veliko hitreje izkaže, ali ima katera od zainteresiranih strani drugačna pričakovanja.
Če kot deležnik poskrbite, da vas vodja projekta resnično razume, ste že na 3/4 poti do uspeha.
Andrej Lovsin
Kot stranka bodite VEDNO del procesa na vsakem koraku
Drug ključni izziv pri izpolnjevanju vaših pričakovanj ob koncu projekta je vaše sodelovanje v procesu. Tudi če je bilo izhodišče projekta odlično in natančno opredeljeno, je na koncu morda pripravljena popolnoma neprimerna rešitev. Zakaj? Ker je ena stvar, da vse dobro definirate in opredelite rešitve, ki imajo velik potencial za zadovoljevanje vaših potreb, druga pa je dejansko uresničiti in izvajati te rešitve.
Vsak projekt, zlasti razvoj izdelka, ni nikoli fiksiran na začetku, vendar se med postopkom pojavijo spremenljivke, ki vplivajo na končni izid. Vrnimo se k našem primeru gradnje hiše. Lahko se zgodi, da sredi projekta ugotovite, da boste imeli drugega otroka. Če tega ne sporočite pravočasno, izvajalec ne more najti prave rešitve. Ko bo hiša končana, bo manjkala ena otroška soba in ne bo alternativne rešitve.
Ko ste aktivno vključeni v projekt in vas vodja projekta pravočasno obvesti o vseh fazah in fazah, se to ne more zgoditi. Poskrbite, da ga obvestite o možnih spremenljivkah v vaših notranjih procesih in spremljajte, ali projekt še vedno poteka v želeno smer.
Transparentna komunikacija je ključna
Pri vsakem projektu bodite vedno pozorni na pregledno komunikacijo in poskrbite, da ste kot zainteresirani strani vedno aktivno vključeni v proces, kako je rešitev zgrajena za vas. Vodja projekta vas mora obveščati o napredku in pridobiti tudi vaše povratne informacije o tem, ali vse še vedno poteka v skladu z vašimi pričakovanji.
Ko se odločite za razvoj rešitve, se morate zavedati, da ne kupujete končnega izdelka. Postopek ni enak odhodu v trgovino in izbiri izdelka, kjer lahko natančno vidite, kaj dobite. Razvoj izdelka ali projektne rešitve je vedno proces, v katerem je vaša naložba energije in časa izjemno pomembna.
Še zadnji nasvet: upoštevajte potrebe vseh ključnih zainteresiranih strani
Moj zadnji nasvet je, da vključite vse ključne zainteresirane strani, ki poznajo vaš notranji proces in ki bodo imeli koristi od končnega izdelka ali rešitve. Pomembno je, da vodja projekta dobro pozna njihove potrebe, saj vaši ključni deležniki v podjetju natančno vedo, kaj potrebujejo za delo, prepoznajo, kaj manjka, kaj ne deluje tako, kot bi moralo itd. Ko pravočasno vključite njihova mnenja in sledite vsem zgoraj navedenim ključnim elementom in korakom, je uspeh vsakega projekta zagotovljen.
Povzetek 3 ključnih nasvetov
Če povzamemo, da boste resnično dobili tisto, kar pričakujete, je smiselno slediti trem ključnim nasvetom.
- Pomembno je, da se veste, kako se osredotočiti na izražanje svojih potreb (ne na predlaganje rešitev), da bi vodja projekta resnično pomagali priti do pravih zaključkov.
- V drugem koraku je ključnega pomena, da se vsi udeleženci pravilno razumejo. Navedel sem, kaj je pomembno za pregledno komunikacijo, vendar predlagam, da tudi skicate in vizualizirate končni sporazum, saj tako lažje povzamete pričakovanja zainteresiranih strani in ugotovite, ali so resnično usklajena.
- Tretja najpomembnejša stvar je, da ste vedno del procesa v vseh korakih in pravočasno sporočate spremembe, vključite vse zainteresirane strani, ki bodo uporabili rešitvo/izdelek in spremljate, ali vsi koraki potekajo v skladu z vašimi pričakovanji.
Imate vizijo in želite slišati naše mnenje?
Pri easy.bi smo vedno pripravljeni na izzive in naše poslanstvo je, da vam pomagamo najti napredne rešitve, ki optimizirajo vaše poslovanje.
