Bruchpunkt im Geschäftsprozess eines Unternehmens

Ich beginne mit dem Gedanken, dass es meiner Erfahrung nach einen Wendepunkt im Geschäftswachstum eines Unternehmens gibt, der entscheidende Auswirkungen auf die Zukunft des Unternehmens hat. Dann muss der Unternehmer eine kluge Entscheidung treffen. Wenn er erkennt, in welche Richtung er am besten einschlagen kann, ist er dem Erfolg im Handumdrehen fünf Schritte näher. Ich werde bald mehr erklären...

Vor Kurzem haben wir bei easy.bi mit einem Kunden zusammengearbeitet, der eine 30-jährige Tradition in der eisenverarbeitenden Industrie hat. In dieser Zeit ist das Unternehmen auf eine konkrete Anzahl von 100 Mitarbeitern angewachsen und verfügt über eine große Produktion. Aber wie bei vielen anderen Unternehmen war dieses Wachstum sehr organisch, sodass sie unterwegs und oft aus Fehlern gelernt haben. Bis zu einem gewissen Punkt hatten sie eine Unternehmensstruktur, die funktionierte, solange es sich um ein kleineres Arbeits- und Personalvolumen handelte und sie alles unter Kontrolle hatten. Aber sobald ein Unternehmen eine bestimmte kritische Größe erreicht hat, ist es unerlässlich, mit der Optimierung von Prozessen oder Informationen zu beginnen, da Fehler extrem kostspielig werden.

Wenn der Faktor Unvorhersehbarkeit zur Herausforderung wird

Solange das Unternehmen kleiner ist, kann es sich leisten, „blinder“ zu agieren, was bedeutet, dass es Rechnungen ausstellt und überwacht, ob es schwarze Zahlen schreibt. Sehr oft kommt es auch vor, dass die roten Zahlen eintreffen und das Unternehmen kurz vor dem Bankrott steht. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass die Frage, ob ein Unternehmen erfolgreich oder bankrott ist, nicht auf strukturierte und kontrollierte Abläufe zurückzuführen ist, sondern hauptsächlich auf den Faktor der Unvorhersehbarkeit. Es ist eine große Herausforderung, wenn ein Unternehmen nicht über umfassende Informationen verfügt. Grob gesagt stellen sie beispielsweise ein Produkt für X Geld her und verkaufen es für den Y-Betrag. Bei dieser Art der Geschäftstätigkeit gibt es jedoch keine Strukturen und Analysen, um zu beantworten, wie viel gekauft, wie viel produziert, wie viel verkauft werden muss und wie alle Kosten auf der Grundlage von Informationen optimiert werden können, um den gesamten Prozess nachhaltig und rentabel zu gestalten.

Lassen Sie sich nicht vom Glücksfaktor leiten

Ein Geschäft ohne echtes Feedback kann für kleine Unternehmen irgendwie funktionieren, weil es immer noch möglich ist, den Überblick zu behalten. Aber irgendwann, wenn das Geschäftsvolumen größer ist, werden bestimmte Managemententscheidungen plötzlich deutlich wichtiger. So treten analytische Entscheidungen, Verfahrensentscheidungen, Prozesse, Strukturen in den Vordergrund und plötzlich funktioniert das bisherige System nicht mehr, weil es unmöglich ist, alles im Blick zu haben. Plötzlich werden die Prozesse zu umfangreich und am Ende des Monats sprechen die Zahlen für sich, aber niemand überwacht das Geschäft kausal. Einige große Unternehmen arbeiten auch so, aber in diesem Fall haben sie das Glück, ziemlich große Margen oder zum Beispiel extrem fähige Mitarbeiter zu haben, aber in diesem Fall spielt der Glücksfaktor eine Rolle, keine gewissenhafte Geschäftsentscheidung, die auf aussagekräftigen Informationen basiert.

Normalerweise werden sich Unternehmen der Probleme bewusst, wenn sie sich anhäufen. Wir können uns diesen Vorgang wie ein Getriebe vorstellen — am Anfang ist es ein kleines Getriebe und alles läuft reibungslos. Dann beginnt es aufgerüstet zu werden und wird immer komplexer. Je größer das Getriebe, desto mehr Räder gibt es, alles ist anspruchsvoller und diese Komplexität wird noch verstärkt. Wenn ein Rad anfängt, falsch zu laufen, können wir nicht einmal genau wissen, welches, wir stellen nur eine Fehlfunktion fest. Plötzlich tauchen im Getriebe Späne auf, von denen wir nicht einmal wissen, woher sie stammen, und wir fangen an, uns mit diesen Unterlagen zu befassen, und in der Zwischenzeit fallen alle Karten unseres Unternehmens zusammen.

Wie kann der Zerfall des Systems zum eigenen Vorteil genutzt werden?

Der Schlüssel liegt darin, zur richtigen Zeit zu erkennen, was schief läuft, und uns als Unternehmer zu fragen: Muss sich jemand damit auseinandersetzen? Sehr oft lautet die Antwort, dass dies nicht notwendig ist, da ein Computer auch eine bestimmte Aufgabe ausführen könnte. In diesem Fall haben wir die optimale Lösung gefunden, da der Computer unabhängig von allen menschlichen Faktoren ist. Es gilt herauszufinden, welche Aufgaben im Unternehmen von Menschen ausgeführt werden sollten und welche Aufgaben potenziell auch mit Automatisierung, also mit Computern, lösbar wären.

Wenn das System auseinanderfällt...

An dieser Stelle werde ich zu dem eingangs genannten Herstellerunternehmen zurückkehren und den kritischen Punkt und die Änderung erläutern. Ihre Arbeitsweise war so, dass sie am Morgen Arbeitsaufträge verfassten und sie an Personen übergaben, die hinter verschiedenen Maschinen arbeiteten. Aber vom Morgen bis zum nächsten Morgen wusste niemand und konnte nicht überwachen, wie die tatsächliche Situation aussah. Sie gaben im Büro einen Befehl, und der Arbeiter hinter der Maschine nahm diese Aufgabe auf und begann zu arbeiten. Aber wenn ein Kunde sie in der Zwischenzeit anrief und fragte, wie weit sie mit der Produktion gekommen sind, lautete die Antwort: Wir wissen es nicht. Wenn die Einkaufsabteilung fragte, ob noch mehr Material benötigt wird, war die Antwort dieselbe: Wir wissen es nicht.

Wie wir mit Automatisierung sofort aus einem Problem eine Lösung gemacht haben

Bei easy.bi stellen wir uns genau solchen Herausforderungen, und selbst in einem bestimmten Fall haben wir uns zuerst gefragt: Warum geben wir dem Kunden nicht einen ständigen Einblick in den Prozess selbst und darüber, was die Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt tun, damit er weiß, wie die tatsächliche Situation ist. Deshalb haben wir angefangen, elektronische Arbeitsaufträge einzurichten und den Prozess des Versands vom Büro zum Mitarbeiter und zurück automatisiert. Der neue Ansatz hat zusätzliche Dimensionen hinzugefügt, da es für sie nun recht einfach geworden ist, nicht nur Mitarbeitern, Kunden und anderen Interessengruppen, sondern auch ihren Kunden Einblicke zu geben, die sofort und ohne Anruf Feedback zum Status ihrer Bestellung erhalten konnten.

Wie können wir dir helfen?

Wir glauben, dass es für jedes Problem eine digitale Lösung gibt, die Ihr Unternehmen „über Nacht“ von einem chaotischen in einen klaren, strukturierten und kontrollierten Prozess verwandeln kann, bei dem Sie das Geschäft auf der Grundlage aktueller Informationen optimieren und effektive und fundierte Entscheidungen treffen, die Sie zum Erfolg führen.