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Sie planen also, ein neues Projekt mit der Absicht zu starten, Ihr Projekt pünktlich und innerhalb der zugewiesenen Kosten abzuschließen, indem Sie die höchsten Qualitätsstandards erfüllen. Aber gleichzeitig verwirrt darüber, ob es die gewünschten Ergebnisse bringen wird oder nicht?
Nun, der Schlüssel zum Erfolg ist die richtige Planung des Projekts, die als zentrales Element des modernen Projektmanagements gilt. Ein ordnungsgemäß geplantes Projekt reduziert Unsicherheiten und erhöht die Wahrscheinlichkeit eines Projekterfolgs.
In Wirklichkeit ist die wichtigste und leider vernachlässigte Phase des Projekts die Planung. Die meiste Zeit konzentrieren wir uns hauptsächlich darauf, das Projekt so schnell wie möglich abzuschließen, aber hier liegt die versteckte Falle.
Es gibt ein berühmtes Sprichwort: Wer nicht plant, plant zu scheitern.
Die meisten Projekte scheitern teilweise oder vollständig an einer schlechten Planung sowie an anderen Gründen wie schlechtem Anforderungsmanagement, fehlenden Ressourcen und mangelndem Verständnis des Projektlebenszyklus. Unternehmen investieren oft nicht genug Zeit und Geld in die Planung, was zum Scheitern von Projekten führt.
Kurz gesagt, die richtige Planung spielt eine entscheidende Rolle für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts. Lassen Sie uns nun die 9 brennenden Fragen durchgehen, die während der Planungsphase beantwortet werden müssen, bevor das Projekt gestartet wird.
Was ist der Zweck des Projekts?
Ein besseres Verständnis des Zwecks des Projekts kann zu den gewünschten Ergebnissen und einer verbesserten Leistung führen. Es trägt auch zu einer besseren Motivation der Teammitglieder bei. Sobald Sie dem Projekt zugewiesen wurden, müssen Sie sich ein klares Bild von den Zielen und Vorgaben machen. Dies kann erreicht werden, indem Sie Folgendes festlegen:
- Welche Umstände haben zu Ihrem Projekt geführt?
- Wer hat die Idee ins Leben gerufen?
- Wer sind die Nutznießer des Projekts?
Wer sind die Stakeholder des Projekts?
Die Identifizierung der Projektbeteiligten kann Ihnen dabei helfen, eine effektive Strategie für das Stakeholdermanagement zu entwickeln. Sie können dies tun, indem Sie ihre Teilnahme nach Bedarf in den verschiedenen Projektphasen planen. Durch die Einbindung der Interessengruppen wird sichergestellt, dass sie mit an Bord sind und volles Vertrauen in die Entscheidungen haben, die zur Verbesserung des Projekts getroffen werden. Darüber hinaus werden Sie die Bedürfnisse und Bedenken der Interessengruppen in der frühen Phase des Projekts besser verstehen. Daher werden Sie in der Lage sein, rechtzeitig darauf einzugehen. Es wird auch dazu beitragen, die Kommunikation zu verbessern und Konflikte zwischen Interessenträgern zu vermeiden.
Was sind die erwarteten Ergebnisse des Projekts?
Sie müssen alle möglichen Ergebnisse angeben, die Sie von dem Projekt nach dessen Abschluss erwarten. Es ist wichtig sicherzustellen, dass Sie alle Phasen des Projekts klar beschrieben und die erforderlichen Leistungsziele angegeben haben. Vergessen Sie nicht, die erwarteten Ergebnisse und Ergebnisse mit den Projektbeteiligten zu besprechen, damit alle auf derselben Wellenlänge sind.
Mit welchen Einschränkungen kann das Projekt konfrontiert sein?
Versuchen Sie, alle möglichen Engpässe im Zusammenhang mit Zeit- oder Budgetbeschränkungen zu identifizieren, die sich negativ auf die Projektaktivitäten und -leistung auswirken können. Sobald alle Einschränkungen aufgeführt sind, können problemlos Abhilfemaßnahmen ergriffen werden. Auf diese Weise können Sie die Auswirkungen solcher Einschränkungen auf den Projektfortschritt minimieren.
Wurden die Verantwortlichkeiten allen Beteiligten zugewiesen?
Sie müssen alle Projektaktivitäten identifizieren, die durchgeführt werden müssen, um die Projektergebnisse rechtzeitig zu erhalten. Darauf müssen die Entwicklung von Projektplänen und eine Ressourcenschätzung folgen. Sobald dies erledigt ist, ist es jetzt an der Zeit, allen an der Projektdurchführung beteiligten Akteuren Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Es hilft Ihnen dabei, die Projektleistung zu überwachen und auf Kurs zu halten. Jeder Stakeholder ist rechenschaftspflichtig und verantwortlich für die zugewiesene Aufgabe.
Was ist das Start- und Enddatum jeder Aktivität?
Eine wichtige Sache, die Ihnen bei der Einhaltung der Projektzeitpläne helfen kann, ist die Entwicklung eines detaillierten Projektzeitplans. Definieren Sie alle Aktivitäten mit einem bestimmten Start- und Enddatum sowie Zwischenmeilensteinen. Sie können die Technik des Projektstrukturplans (WBS) verwenden, um alle Aktivitäten des Projekts aufzulisten und sie dann zu planen. Sobald Sie diesen Zeitplan erstellt haben, können Sie die Mitglieder des Projektteams effektiv anleiten und die Aufgaben richtig zuweisen. Der Zeitplan hilft Ihnen auch dabei, den Fortschritt jeder ausgeführten Aktivität zu überwachen. Sie werden auch eine bessere Kontrolle über das gesamte Projekt haben.
Was ist der Risikomanagementplan?
Egal wie gut Sie ein Projekt planen, es besteht immer die Möglichkeit, dass sich Risiken negativ auf das Projekt auswirken. Die Umsetzung des Risikomanagementplans und die Berücksichtigung von Risiken als Herausforderung, bevor sie auftreten, können verhindern, dass ein Projekt scheitert. Zu den Strategien, die in einen Risikomanagementplan aufgenommen werden können, gehören die Reduzierung der negativen Auswirkungen von Risiken, die Vermeidung von Risiken, die Berücksichtigung der Folgen von Risiken und die Verlagerung von Risiken auf andere Parteien. Die Fähigkeit, ein bestimmtes Risiko zu verstehen und zu kontrollieren, gibt Ihnen mehr Selbstvertrauen in den Entscheidungsprozess.
Haben Sie eine gemeinsame Sprache für das Projekt entwickelt?
Eine klare Kommunikation innerhalb eines Projektteams wird als der entscheidende Erfolgsfaktor angesehen. Sie können dies sicherstellen, indem Sie eine gemeinsame Sprache entwickeln und so das Verständnis zwischen den Projektbeteiligten verbessern, ein gutes Bild der Organisation vermitteln und eine bessere Organisationskultur fördern.
Haben Sie Resource Planning gemacht?
Bei der Ressourcenplanung werden die Ressourcen wie Arbeitskräfte, Ausrüstung, Materialien, Mittel usw. sowie deren Mengen bestimmt, die für die Durchführung der Projektaktivitäten benötigt werden. Es kann Ihnen helfen, die Projektergebnisse mit den verfügbaren Ressourcen in Einklang zu bringen. Ohne eine angemessene Ressourcenplanung kann es schwierig sein, die Projektzeitpläne und die damit verbundenen Kosten zu kontrollieren.
Hier ist die wichtige Wendung...
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