.webp)
Torej nameravate začeti nov projekt z namenom, da bi vaš projekt zaključil pravočasno in v okviru dodeljenih stroškov z izpolnjevanjem najvišjih standardov kakovosti. Toda hkrati zmedeni, ali bo prinesel želene rezultate ali ne?
Ključ do uspeha je pravilno načrtovanje projekta, ki velja za osrednji element sodobnega vodenja projektov. Pravilno načrtovan projekt bo zmanjšal negotovost in povečal verjetnost uspeha projekta.
V resnici je najpomembnejša in žal zanemarjena faza projekta načrtovanje. Večino časa se osredotočamo predvsem na to, kako čim prej dokončati projekt, tu pa leži skrita past.
Obstaja znan rek, da če ne načrtujete, nameravate propasti.
Večina projektov delno ali v celoti propade zaradi slabega načrtovanja skupaj z drugimi razlogi, kot so slabo upravljanje potreb, pomanjkanje virov in pomanjkanje razumevanja življenjskega cikla projekta. Podjetja pogosto ne vlagajo dovolj časa in denarja v načrtovanje, kar vodi do neuspeha projekta.
Na kratko, pravilno načrtovanje igra ključno vlogo pri uspešnem izvajanju projekta. Zdaj pa si oglejmo 9 perečih vprašanj, na katera je treba odgovoriti v fazi načrtovanja pred začetkom projekta.
Kakšen je namen projekta?
Boljše razumevanje namena projekta lahko privede do želenih rezultatov in boljše uspešnosti. Prav tako prispeva k boljši motivaciji članov ekipe. Ko ste dodeljeni projektu, morate dobiti jasno sliko o njegovih ciljih in ciljih. To lahko storite tako, da navedete naslednje:
- Katere okoliščine so privedle do vašega projekta?
- Kdo je nastal idejo?
- Kdo so upravičenci projekta?
Kdo so udeleženci projekta?
Prepoznavanje zainteresiranih strani projekta vam lahko pomaga pri oblikovanju učinkovite strategije upravljanja zainteresiranih strani. To lahko storite tako, da načrtujete njihovo sodelovanje po potrebi v različnih fazah projekta. Vključevanje zainteresiranih strani bo zagotovilo njihovo sodelovanje in popolno zaupanje v odločitve, sprejete za izboljšanje projekta. Poleg tega boste bolje razumeli potrebe in pomisleke zainteresiranih strani v zgodnji fazi projekta. Zato jih boste lahko pravočasno obravnavali. Prav tako bo pripomogla k izboljšanju komunikacije in preprečevanju konfliktov med zainteresiranimi stranmi.
Kakšni so pričakovani rezultati projekta?
Navesti morate vse možne rezultate, ki jih pričakujete od projekta po njegovem zaključku. Pomembno je zagotoviti, da ste jasno opisali vse faze projekta in vključili zahtevane cilje uspešnosti. Ne pozabite razpravljati o pričakovanih rezultatih in rezultatih z zainteresiranimi stranmi projekta, tako da bodo vsi na isti strani.
S kakšnimi omejitvami se lahko sooča projekt?
Poskusite ugotoviti vsa možna ozka grla, povezana s časovnimi ali proračunskimi omejitvami, ki lahko negativno vplivajo na dejavnosti in uspešnost projekta. Ko so navedene vse omejitve, je mogoče enostavno sprejeti ukrepe za ublažitev. Tako lahko zmanjšate učinek takšnih omejitev na napredek projekta.
Ali so bile odgovornosti dodeljene vsem zainteresiranim?
Opredeliti morate vse projektne dejavnosti, ki jih je treba izvesti, da boste izvedli rezultate projekta pravočasno. Temu mora slediti razvoj načrtov projektov in ocena virov. Ko je to končano, je zdaj čas, da odgovornosti dodelimo vsem zainteresiranim stranem, ki sodelujejo pri izvajanju projekta. Pomagal vam bo pri spremljanju uspešnosti projekta in ga ohranjanju na pravi poti. Vsak deležnik bo odgovoren in odgovoren za dodeljeno nalogo.
Kakšen je datum začetka in konca posamezne dejavnosti?
Pomembna stvar, ki vam lahko pomaga pri izpolnjevanju časovnih rokov projekta, je priprava podrobnega načrta projekta. Določite vse dejavnosti z določenim začetnim in zaključnim datumom skupaj z vmesnimi mejniki. S tehniko Work Breakdown Structure (WBS) lahko navedete vse dejavnosti projekta in jih nato načrtujete. Ko boste pripravljeni ta urnik, vam bo omogočil učinkovito vodenje članov projektne skupine in pravilno dodeljevanje nalog. Urnik vam bo pomagal tudi spremljati napredek vsake dejavnosti, ki se izvaja. Prav tako boste imeli boljši nadzor nad celotnim projektom.
Kaj je načrt obvladovanja tveganj?
Ne glede na to, kako dobro načrtujete projekt, vedno obstaja možnost tveganja, ki lahko negativno vpliva na projekt. Izvajanje načrta obvladovanja tveganj in upoštevanje tveganj kot izziva, preden se pojavijo, lahko prepreči neuspeh projekta. Strategije, ki jih je mogoče sprejeti v načrtu obvladovanja tveganj, vključujejo zmanjšanje negativnega učinka tveganj, izogibanje tveganjem, prilagoditev posledic tveganj in preusmeritev tveganja na druge stranke. Sposobnost razumevanja in nadzora določenega tveganja vam omogoča, da ste bolj samozavestni v procesu odločanja.
Ste razvili skupni jezik za projekt?
Jasna komunikacija znotraj projektne ekipe velja za ključni dejavnik uspeha. To lahko zagotovite z razvojem skupnega jezika in s tem izboljšate razumevanje med zainteresiranimi stranmi projekta, prikažete dobro podobo organizacije in negujete boljšo organizacijsko kulturo.
Ste opravili načrtovanje virov?
Načrtovanje virov je postopek določanja virov, kot so delovna sila, oprema, materiali, sredstva itd., skupaj z njihovimi količinami, potrebnimi za izvajanje projektnih dejavnosti. Pomaga vam lahko uskladiti rezultate projektov z razpoložljivimi viri. Če ni ustreznega načrtovanja virov, je težko nadzorovati časovne roke projektov in s tem povezane stroške.
Tu je pomemben preobrat...
Vsa zgoraj navedena vprašanja je mogoče bistveno poenostaviti s pravimi orodji in optimizacijo procesov. Pri enostavne.bi Na tem področju smo našli svojo strast in se osredotočili na zagotavljanje rešitev, ki pomagajo tako — vodenju projektov kot optimizaciji vašega vsakodnevnega poslovanja.
Se sprašujete, kaj je še mogoče?
Nekaj odgovorov najdete tukaj: Naši projekti.
Za več informacij nas lahko kontaktirate ali se prijavite na glasilo in prejemate uporabne vsebine neposredno na vaš e-poštni naslov.
