.webp)
Pri easy.bi verjamemo, da se trdo delo izplača. Če v reševanje svojih težav vložite misel in strast, bo zagotovo sledil uspeh. Kljub temu smo vsi še vedno samo ljudje. Tudi če želimo dati najboljše sebe, se lahko včasih trudimo. Navdih se nam lahko izogne, naša osredotočenost se lahko zlomi in naša produktivnost propade.
To še posebej velja danes, ob upoštevanju trenutne svetovne zdravstvene krize, ki je vplivala na delovne navade in produktivnost podjetij po vsem svetu. Ker se ljudje soočajo s številnimi novimi izzivi, kot so delo na daljavo, izogibanje okužbam in na splošno spopadanje s spremembami življenjskega sloga, povezanimi s pandemijo, je ohranjanje produktivnosti v poklicnih in zasebnih prizadevanjih postalo pomembnejše kot kdaj koli prej.
Spodaj predstavljamo nekaj koristnih nasvetov, ki vam bodo pomagali povečati in ohraniti produktivnost. Poudarili smo tudi nekatere najpogostejše tatove osredotočenosti in vire odlašanja, pri katerih morate biti še posebej previdni, če trenutno delate od doma. Ti predlogi vam bodo pomagali izboljšati delovno etiko in vam pomagali doseči najboljše rezultate.
1. Zahtevnejša in težja opravila opravite prej v delovnem dnevu
Na splošno so ljudje najbolj produktivni v prvih nekaj urah dneva, takoj po prebujanju. Na žalost ta čas običajno ne porabimo za najbolj osredotočene naloge, temveč za odzivanje na e-poštna sporočila, brskanje po družbenih medijih in spletnih mestih z novicami ali celo dolgo vožnjo na delo. Če je mogoče, poskusite rešiti te zgodnje ure in jih uporabiti pri svojih najpomembnejših nalogah, medtem ko je še vedno na voljo največji poudarek. Poleg tega se med delovnim dnevom običajno kopičijo različne obveznosti, kar pomeni, da se s časom vse težje osredotočiti na eno pomembno nalogo. Idealno je, da se z njimi naučite, preden vas vsi začnejo motiti.
2. Zmanjšajte motnje
Vsi imamo navade, ki nam ukradejo koncentracijo in zmanjšajo našo produktivnost. Preverjanje zgodb prijateljev na družbenih omrežjih, branje tistega zanimivega članka o naslednji veliki tehnološki inovaciji, ogled hitrega zabavnega videoposnetka, ki ga deli sodelavec. Večino teh navad je pravzaprav zelo zaželeno gojiti za podjetja, kot sta Facebook in YouTube, saj predstavljajo angažiranost uporabnikov in jih je mogoče prevesti v dobiček bodisi z oglaševanjem bodisi z drugimi sredstvi. Zato podjetja uporabljajo različne mehanizme, da zagotovijo nadaljnje sodelovanje, kar za vas povzroči zlomljen fokus. Stvari, kot so push obvestila, prepričljiva sporočila, barvite privlačne animacije in samodejno predvajanje videoposnetkov, na koncu uničijo vašo osredotočenost in prevedejo vaše možgane, da nenehno preusmerjajo pozornost nazaj na zadevno aplikacijo. Takšno motenje lahko poskusite zmanjšati na različne načine. Najbolj osnovni pristop je izklop obvestil aplikacij za določeno časovno obdobje čez dan. Lahko celo poskusite določiti določen časovni okvir, v katerem ste v bistvu »zunaj omrežja«; odklopljeni od vseh oblik komunikacije in odvračanja pozornosti, tako da se lahko osredotočite izključno na svoje delo. Čeprav lahko to moti nekatere vaše najljubše sodelavce in vas povzroči, da zamudite najsvežji posnetek vašega najljubšega računalniškega blogerja, bo zagotovo pokazalo povečanje produktivnosti opravil.
3. Razdelite zapletene naloge na manjše dele
Upoštevajte ta nasvet agilnega podjetja: eden najboljših načinov za povečanje produktivnosti in preprečevanje odlašanja je, da svoje ogromne naloge razdelite na manjše, lažje obvladljive dele. To vam ne bo dalo le boljšega pregleda napredka pri delu, ampak ima tudi pomemben psihološki učinek, saj dokončanje posameznih nalog spodbuja pozitivne občutke, ki vas lahko še dodatno motivirajo. Vse je stvar perspektive! Vprašajte se, katera možnost se sliši bolj privlačna po delu celotnega dne:
- Imel sem eno nalogo in je nisem uspel dokončati.
- Rešil sem 6 od 10 nalog, ki sem si jih odločil opraviti.
Osredotočitev na monolit, ki ga predstavlja ogromna naloga, lahko privede tudi do hudega odlašanja, saj si ga predstavljamo kot nekaj, kar je težko rešiti, zato smo seveda manj nagnjeni celo k prvem koraku.
4. Med produktivnim delom si vzemite odmor
V nasprotju z intuicijo lahko odmori pri delu dejansko povečajo delovno uspešnost. Naši možgani naj bi imeli dva načina delovanja: osredotočeno stanje, kjer se popolnoma osredotočamo na določeno nalogo, in razpršeno stanje, kjer so naši možgani bolj sproščeni in naš um se sprehaja. Pokazalo se je, da svoje najtežje težave dejansko rešujemo, ko smo v razpršenem stanju in ne v osredotočenem stanju. Poleg tega odmor dopolni našo koncentracijo, ki je ključnega pomena za vašo produktivnost. Med dolgočasnimi nalogami je naša sposobnost osredotočanja in vztrajnosti pri delu iz minute težja. Kljub temu moramo biti previdni, saj lahko nekatere vrste odmorov dejansko škodljivo vplivajo na splošno produktivnost. Kot smo že omenili v prejšnjem razdelku, preživljanje časa na družbenih omrežjih in uporaba aplikacij za prosti čas ni dobra ideja, saj ne pritegnejo le naše pozornosti; nočejo tega izpustiti. Podobno, če prekinitev vključuje dejansko prezračevanje težave, verjetno ne bo prišlo do želene ponastavitve koncentracije. Pri odmoru je ključ psihološka ločenost; duševno odklop od delovnih misli. Primeri dejavnosti s psihološko odmaknjenostjo so meditacija ali telesna aktivnost. Konkreten primer, ki vključuje lastnosti obeh, je sprehod po naravi.
5. Sprejmite pravilo dveh minut
Dvonominutno pravilo je dobro znano in pravi: »Če imate nalogo ali dejanje, za katero veste, da je mogoče opraviti v dveh minutah ali manj, to storite takoj!« Dvominutno pravilo deluje, ker s takojšnjim opravljanjem naloge odstranimo čas, ki ga porabimo za načrtovanje naloge, namenimo prihodnji čas zanjo ali se je celo bojimo, če je še posebej nadležna. Ko obvladate dvominutno pravilo, lahko celo nekoliko drugače uporabite njegovo filozofijo in jo uporabite za razvoj novih uporabnih navad. Če ste se na primer odločili, da boste branje naredili navado, boste morda želeli razmisliti o branju le ene strani knjige naenkrat (kar vam bo trajalo manj kot 2 minuti). Ker ste iz procesa odpravili vse nepotrebno odlašanje, boste želene naloge opravili enostavno in učinkoviteje razširili v polnopravne navade. Presenečeni bi bili, kako lažje je prebrati 1 stran na dan do branja 20, kot pa poskušati začeti z 20 takoj.
6. Optimizirajte sestanke
Med sestanki naj bi prišlo tudi do večjih izgub produktivnosti. Čeprav so pomembni za prevzemanje obveznosti in razpravo o trenutno odprtih nalogah, se osredotočijo stran od dejanskega dela in lahko ljudem zaradi ponavljajoče se narave dolgčas. Pomembno je zagotoviti, da čas za sestanek ne porabite za razpravo o stvareh, ki niso pomembne za ekipo kot celoto. Če ima nekdo težavo, pri kateri lahko pomaga le ena oseba, bi to morda bolje prepustiti kot razpravo samo med njima. Pomembna je tudi izbira fizične postavitve vaših sestankov. Pokazalo se je, da so stalni sestanki v povprečju za 34% krajši od sestankov, kar povečuje poslovno učinkovitost ter kulturo podjetja in zdravje zaposlenih.
7. Poskrbite, da boste delali v udobnem in urejenem okolju
Nered in neorganiziranost v vaši pisarni lahko povzročita tudi neorganiziranost v vašem umu. Poleg tega, da je videti neurejeno in moteče, lahko zatrpano delovno okolje sproži tudi občutke krivde in splošnega nelagodja, ki se lahko celo stopnjuje v stres ali tesnobo. Ne dovolite, da vam nered prepreči, da bi opravili najboljše delo, kar lahko. Razmislite o občasnem rezerviranju posebnega časa za odstranjevanje delovne mize, splošnega delovnega prostora in celo namizja računalnika.
Zgoraj navedeno je nekaj ključnih točk za povečanje in vzdrževanje visoke produktivnosti na delovnem mestu (in drugod). Povzemamo jih kot prednostno določanje pomembnih in majhnih nalog, razčlenjevanje velikih težav, odmore in vzdrževanje čistega delovnega okolja. Verjamem, da imajo vse to veliko vlogo pri zagotavljanju produktivnosti in jih je poleg tega precej enostavno izvajati! Uporabite jih v svojem delovnem procesu in hitro boste videli rezultate!
Če potrebujete našo pomoč pri povečanju vaše produktivnosti z optimizacijo delovnih procesov, nas kontaktirajte!
