.webp)
Začnimo s kratkim opisom, kaj dejansko je uspeh projekta, preden pridemo do dejavnikov uspeha. Odgovori se na prvi pogled zdijo preprosti: projekt se šteje za dober, če je dosežen namen projekta. To pomeni, da ste si postavili konkretne cilje. Toda pravzaprav ni dovolj, da dosežete cilje vašega projekta, da bi projekt ocenili kot dober. Lahko dosežete cilje svojega projekta, vendar ne boste dosegli več drugih ciljev, povezanih z dokončanjem projekta.
Dejavniki uspeha
Pri vodenju projektov obstaja veliko študij o dejavnikih uspeha. Rezultati se razlikujejo glede na udeležence, velikost študije in panogo. Kljub temu so očitni nekateri ponavljajoči se dejavniki, za katere se zdi, da igrajo ključno vlogo, ne glede na kontekst projekta.
Oglejmo si takšne dejavnike:
1. Izkušeni vodje projektov in profesionalni vodje projektnih skupin
Teorijo in metode vodenja projektov lahko razumete, vendar so izkušnje eden ključnih dejavnikov uspeha na koncu. Bolj ko je projektni vodja izkušen, večja je verjetnost, da bo lahko premagal vsakodnevne projektne izzive. Da bi se izognili nesporazumom, imejte v mislih jasne vloge in odgovornosti. Uspešni vodje projektov niso znani le po tehničnem znanju, ampak tudi po vodenju.
Zagotovite, da imajo člani ekipe potrebna znanja za doseganje potrebnih rezultatov in pozitiven odnos do projekta. Tudi kot celota mora delovati ekipa. Zato je bistveno zgraditi ekipo, ki je motivirana za skupno prizadevanje za skupni cilj.
2. Metodični pristop
Za uspeh je ključna izbira primerne metodologije za vodenje projektov. Da bi zagotovili, da je vaš postopek jasen, zanesljiv in učinkovit, sledite trendom in tehnikam okvira, ki ste ga izbrali. Vse zainteresirane strani bi morale razumeti in se dogovoriti o vlaganju časa za določitev jasnega cilja projekta.
3. Pravilno načrtovanje
Mnogi vodje projektov pohitijo v fazo izvedbe projekta in si ne vzamejo dovolj časa za dobro načrtovanje. Tukaj ne naredite napake. Vložite dovolj časa in sredstev v temeljito načrtovanje.
4. Upoštevajte najboljše prakse
Kolesa ni treba ponovno izumiti. Samo vodenje projektov je izziv. Kadar je to mogoče, uporabite okvire in najboljše prakse. Namesto da vse konstruirate od temeljev, izkoristite izkušnje preteklih uspehov in prilagodite preizkušene strategije svojemu posameznemu primeru. To vam omogoča, da svoje vire osredotočite na resnično značilne elemente vašega projekta, ki bodo naredili vso razliko.
5. Nadzor in nadzor
Preverite svoj napredek in redno ocenjujte rezultate. Če želite hitro razumeti, ali je projekt na pravi poti, določite ključne kazalnike uspešnosti (KPI) in uporabite poročila. Zgodaj boste prepoznali, kdaj gredo stvari vstran in lahko sprejmete protiukrepe, preden bo storjena večja škoda.
6. Uporabite profesionalno programsko opremo
Kakovost izbranih orodij neposredno vpliva na kakovost vašega upravljanja. Vloga programske opreme za upravljanje projektov je običajno podcenjena. Profesionalna in intuitivna programska oprema zmanjšuje tveganje napak in napačnih izračunov, zagotavlja najboljši možni pregled vseh ustreznih KPI-jev in zanesljivo prikaže pomembne podatke na vseh potrebnih napravah. Programska oprema spodbuja varno in enostavno sodelovanje v skupini in je osnova za zagotavljanje dostopa do informacij, ki jih potrebuje vsak član ekipe.
Vlagajte v profesionalno in specifično orodje, namesto da delate z Excelom ali drugimi programi za preglednice, ki niso ustvarjeni za potrebe vodenja projektov. To bo poenostavilo vaše delo in vplivalo na uspeh vašega projekta.
7. Učinkovita komunikacija
Z ustrezno komunikacijo bi lahko preprečili ali vsaj odkrili številne nezaželene dogodke v projektih prej. Zagotoviti, da se izvajajo in uporabljajo formalni komunikacijski procesi (sestanki, dokumentacija), pa tudi neformalni procesi. Komunikacija med člani ekipe igra pomembno vlogo. Ponudite priložnosti svojim zaposlenim, da se zberejo zunaj uradnih sestankov, na primer v vaših pisarnah v kotičku za kavo ali orodju za klepet.
8. Delo z zavezanimi ljudmi
Vsaka strategija in načrt imata možnost, da se popolnoma razpade brez prave ekipe. Posledično bi morali biti osrednje projektno osebje, strokovni viri, proizvajalci in vse zainteresirane strani del dinamike ekipe. Vsi vpleteni morajo biti predani skupini, deliti podobne projektne vizije in si prizadevati za doseganje splošnega uspeha.
Pomembno je, da vsakemu vidiku projekta dodelite prave posameznike in poskrbite, da bodo dobro sodelovali. Poleg tega bi morala biti celotna ekipa za najuspešnejši rezultat v celoti obveščena in vključena, kar pomeni, da mora biti komunikacija enaka.
9. Skrbno upravljanje tveganj
Vodje projektov vedo, da načrtovane stvari redko izginejo. Bistveno je izdelati dnevnik tveganj z akcijskim načrtom za tveganja projekta med postopkom načrtovanja. Zagotovite, da vaš dnevnik tveganj poznajo vse ključne zainteresirane strani in vedo, kje ga lahko najdejo. Če se kaj zgodi, lahko ekipa z že pripravljenim načrtom upravljanja hitro reši težavo. Ko se soočate s projektnimi tveganji, bo to ekipi dalo zaupanje in pomagalo strankam, da se počutijo prijetno z napredkom projekta.
10. Močno zaključek projekta
Če projekta ne pride do močne zaprtja, lahko še naprej porabi vire. Projektna ekipa mora biti trdna in se s stranko strinjati, da je izpolnila vse kritične dejavnike uspeha. Potrebno je dogovoriti in se odpisati ob potrditvi izvedbe projekta, testiranja in izdaje. Ankete o zadovoljstvu so dobre oblike dokumentacije za prihodnjo referenco, ki jo je treba zapisati in vložiti, ter dragocene informacije za prihodnjo uporabo.
Iščete pravega partnerja?
Pri enostavne.bi smo strokovnjaki za vodenje projektov in optimizacijo vašega vsakodnevnega poslovanja.
Prav tako ne pozabite preveriti: Naši projekti.
