Wie verwaltet man Projekte am effizientesten?

Bei jedem Geschäftsprojekt besteht der allgemeine Wunsch, das Endergebnis so schnell und effizient wie möglich zu erzielen. Aber es gibt viele Wege, um dorthin zu gelangen, einschließlich unzähliger Sackgassen. Heute werde ich mit Ihnen einen Einblick in den agilen Ansatz geben, den wir bei easy.bi verwenden.

So entdecken Sie die wahren Bedürfnisse des Kunden

Zu Beginn unserer Zusammenarbeit ist easy.bi bestrebt, die Wünsche sowie die wichtigsten Bedürfnisse des Kunden, die diesen Wünschen entsprechen, mithilfe der richtigen Fragen so klar, greifbar und präzise wie möglich zu definieren. Ich werde auf den Fall des Baus eines Hauses zurückkommen, das ich hier erklärt, da es eine sehr klare Vorstellung davon vermittelt, welche Faktoren eine Schlüsselrolle spielen.

Nehmen wir an, ein Kunde kommt zu einem Auftragnehmer mit dem Wunsch, große Fenster zu haben. In diesem ersten Prozess muss der Auftragnehmer dem Kunden die richtigen Fragen stellen, bis er zu einem wichtigen Bedürfnis kommt, das den Wunsch des Kunden nach großen Fenstern beflügelt. Nehmen wir an, ein Kunde weist darauf hin, dass er genug Licht haben möchte, weil er gerne in der Sonne frühstückt. Dies gibt Auskunft darüber, dass der Kunde morgens und nicht abends genug Licht haben muss. Aus diesen Informationen muss der Auftragnehmer eine fundierte Geschichte zusammenstellen, in der er das Ursache-Wirkungs-Verhältnis klar definiert, d. h.: Der Kunde braucht Licht, weil er in der Sonne frühstücken möchte. Für den Auftragnehmer ist dies eine notwendige Tatsache, da dies bedeutet, dass die Fenster des Esszimmers im Osten und nicht beispielsweise im Süden platziert werden müssen, wo auch genügend Sonne scheint, jedoch nicht morgens, wenn der Kunde sie am dringendsten benötigt.

Was bringt ein solcher Ansatz und wie unterscheidet er sich?

Der Hauptvorteil dieses Ansatzes besteht zum einen darin, dass der Auftragnehmer sich auf die wichtigsten Probleme des Kunden konzentrieren und in der Lage sein muss, sie so gut zu beschreiben und zu definieren, dass die Lösung direkt darauf eingeht. Auf der anderen Seite gibt es einen großen Unterschied im nächsten Schritt.

Im klassischen Projektmanagement in allen Branchen wurde (und wird immer noch) das sogenannte „Wasserfall“ -Verfahren verwendet, was bedeutet, dass auf der einen Seite Auftragnehmer voller Anforderungen und Wünsche sind, die sie ständig umsetzen. Andererseits wird das entstehende Produkt oder die neue Lösung nicht zeitnah mit dem Kunden geprüft und genehmigt. Bei der klassischen Herangehensweise an Projekte dauert die Vorbereitungsphase in der Regel lange, und wenn die endgültige Lösung am Ende präsentiert wird, entspricht sie sehr oft nicht den Erwartungen.

Warum? Es kommt sehr oft vor, dass sich während des Lösungsprozesses selbst eine Vielzahl von Situationen ändert, was diese Art von Ansatz sabotiert. Der agile Ansatz unterscheidet sich in dieser Hinsicht erheblich, da der Haupttreiber darin besteht, mehrere kleine Schritte zu unternehmen und so schnell wie möglich einige Zwischenlösungen bereitzustellen, die evaluiert und verwendet werden können, um zu überwachen, ob sich das Projekt in die richtige Richtung entwickelt.

Es ist besser, kleinere, schnellere Schritte zu unternehmen, wegzuwerfen und so oft wie nötig zu verbessern, da es durch diesen Prozess einfacher, schneller und effizienter ist, ein Produkt zu erhalten, das entweder die ursprünglichen Anforderungen perfektioniert oder Änderungen im Geschäftsprozess berücksichtigt. -Andrej Lovsin

Was sind die Vorteile eines agilen Ansatzes für den Kunden?

Kehren wir zu unserem architektonischen Beispiel zurück. Das klassische Verfahren wäre, Ideen über einen sehr langen Zeitraum zu sammeln und mehrere mögliche Lösungen zu diskutieren. Dann würde ein Esszimmer gezeichnet werden, das mehrere andere Dinge beinhalten würde, wie die elektrische Verkabelung und alles andere, was vom ersten Standpunkt aus sinnvoll wäre, und nach Abschluss der Bauarbeiten würde der Kunde den fertigen Speisesaal betreten. Es bestünde jedoch das Problem, dass entweder um zehn Uhr morgens keine Sonne scheint oder dass sich die Situation in der Zwischenzeit bereits geändert hat und die Person aufgrund anderer Verpflichtungen nicht mehr frühstücken kann.

Mit dem agilen Ansatz wäre die Situation deutlich anders. Die Bauunternehmer würden sagen, dass sie zu Beginn zwei wichtige Wände aus Papier bauen, eine Fensteröffnung hineinschneiden, die Wände innerhalb von zwei Tagen an einem geeigneten Ort platzieren, einen improvisierten Plastiktisch hinzufügen und den Kunden einladen, zum Frühstück in diesen Raum zu kommen. Auf diese Weise konnte der Kunde schnell feststellen, ob die Lösung richtig war. Andernfalls würden die Unterlagen weggeworfen und ein Auftragnehmer würde in den nächsten zwei Tagen einen neuen Raum einrichten.

Es liegt in der Natur des Menschen, dass wir nicht gerne „wegwerfen“, aber andererseits passieren die teuersten Fehlinvestitionen, weil Auftragnehmer den Wunsch nach Perfektion anstreben, der in den meisten Fällen nicht ohne Zwischenschritte erreicht werden kann.

Es ist besser, kleinere, schnellere Schritte zu unternehmen, wegzuwerfen und so oft wie nötig zu verbessern, da es durch diesen Prozess einfacher, schneller und effizienter ist, ein Produkt zu erhalten, das entweder die ursprünglichen Anforderungen perfektioniert oder Änderungen im Geschäftsprozess berücksichtigt.

Wie kann ein Kunde wissen, dass die Zusammenarbeit auf dem richtigen Weg ist?

Der Auftragnehmer muss einen klaren Weg angeben, d. h. nicht nur Versprechen über die Ergebnisse abgeben, sondern auch einen Weg angeben, der früher oder später zur gewünschten Lösung für die „Probleme“ des Kunden führt oder auf dem Weg neue Herausforderungen oder Verbesserungen entdeckt. Der klassische Ansatz verspricht dies auf dem Papier, aber beim agilen Ansatz nimmt der Kunde ständig an allen Zwischenschritten und Checkpoints teil. Anstatt zwei Monate auf einen Speisesaal zu warten, der nicht unbedingt den Bedürfnissen des Kunden entspricht, kann eine Konstruktion aus Karton in nur wenigen Tagen hergestellt werden und der Kunde kann so überprüfen, ob die Entscheidung optimal ist.

Schnelle Zusammenfassung

Meiner Erfahrung nach ermöglicht ein agiles Vorgehen einen der schnellsten und kostenoptimalsten Wege zum Endergebnis bei der Umsetzung von Projekten. Die Antwort darauf, warum das so ist, lässt sich aus den folgenden Eckpunkten ableiten.

1. Zu Beginn der Zusammenarbeit besteht die Aufgabe des Auftragnehmers darin, die wichtigsten Bedürfnisse des Kunden mit den richtigen Fragen anzusprechen und diese klar zu definieren oder zu beschreiben, was der Ausgangspunkt für alle weiteren Schritte ist. Dies ist für den gesamten Prozess unerlässlich.
2. Zwischenlösungen und einzelne Projektschritte werden schnell und in kurzen Abständen vorbereitet, sodass der Kunde so schnell wie möglich echtes Feedback erhalten und den Projektfortschritt überwachen kann.
3. Mit einem agilen Ansatz vermeiden wir die Herausforderung, dem Kunden letztendlich eine Lösung zu bieten, die nicht seinen Erwartungen und ursprünglichen Wünschen entspricht, da der Kunde ständig in den Prozess eingebunden ist und klare Rückmeldungen darüber erhält, ob sich das Projekt in die gewünschte Richtung bewegt.
4. Der mit Abstand günstigste und schnellste Weg ist zum Beispiel, vor der eigentlichen Konstruktion eine Konstruktion aus Pappe aufzustellen, zu prüfen, ob alles seinen Zweck erfüllt und sie gegebenenfalls zu verwerfen und eine neue vorzubereiten. Wenn wir am Anfang mit der Konstruktion beginnen, können wir später kaum oder kaum etwas ändern, sicherlich mit deutlich höherem Kosten- und Zeitaufwand.

Möchtest du mehr wissen?

Wir verwenden einen agilen Ansatz, um uns um die digitale Transformation zu kümmern, und wir können Ihnen helfen, Ihre Ziele am effizientesten zu erreichen. Kontaktieren Sie uns und erleben Sie aus erster Hand, wie es ist, mit uns zu arbeiten.

‍