.webp)
V vsakem poslovnem projektu obstaja splošna želja po čim hitrejšem in učinkovitejšem doseganju končnega rezultata. Toda tja je mogoče priti na veliko poti, vključno z nešteto slepimi ulicami. Danes bom z vami delil vpogled v agilni pristop, ki ga uporabljamo pri easy.bi.
Kako odkriti resnične potrebe stranke
Easy.bi si na začetku našega sodelovanja prizadeva, da s pomočjo pravih vprašanj čim bolj jasno, opipljivo in natančneje opredelimo želje in ključne potrebe kupca, ki te želje usmerjajo. Vrnil se bom k primeru gradnje hiše, ki sem jo razloženo tukaj, saj daje zelo jasno predstavo o tem, kateri dejavniki igrajo ključno vlogo.
Recimo, da stranka pride do izvajalca z željo po velikih oknih. V tem začetnem postopku mora izvajalec naročnika voditi s pravimi vprašanji, dokler ne pride do ključne potrebe, ki spodbuja željo stranke po velikih oknih. Recimo, da stranka poudarja, da želi imeti dovolj svetlobe, ker rad zajtrkuje na soncu. To zagotavlja informacije, da mora imeti stranka dovolj svetlobe zjutraj in ne zvečer. Iz teh informacij mora izvajalec sestaviti utemeljeno zgodbo, v kateri jasno opredeljuje vzročno-posledično razmerje, tj.: naročnik potrebuje svetlobo, ker želi zajtrkovati na soncu. Za izvajalca je to nujno dejstvo, saj pomeni, da morajo biti okna jedilnice postavljena na vzhodu in ne na primer na jugu, kjer bo tudi dovolj sonca, vendar ne zjutraj, ko ga stranka najbolj potrebuje.
Kaj prinaša tak pristop in kako je drugačen?
Ključna prednost tega pristopa je po eni strani, da od izvajalca zahteva, da se osredotoči na ključne težave naročnika in jih zna tako dobro opisati in opredeliti, da se bo rešitev nanj neposredno odzvala. Po drugi strani pa je v naslednjem koraku velika razlika.
Pri klasičnem vodenju projektov v vseh panogah se je običajno uporabljal (in še vedno je) tako imenovani »slap« postopek, kar pomeni, da po eni strani izvajalci dobijo polne zahtev in želja, ki jih ves čas izvajajo. Po drugi strani pa nastajajoči izdelek ali rešitev ni takoj preverjen in odobren s stranko. Pri klasičnem pristopu k projektom pripravljalna faza običajno traja dolgo in ko je končna rešitev predstavljena na koncu, zelo pogosto ni v skladu s pričakovanji.
Zakaj? Zelo pogosto se zgodi, da se med samim postopkom reševanja spremeni ogromno situacij, kar sabotira tovrstni pristop. Agilni pristop se s tega vidika zelo razlikuje, saj je ključni gonilnik narediti več majhnih korakov in čim prej zagotoviti nekaj vmesnih rešitev, ki jih je mogoče oceniti in uporabiti za spremljanje, ali se projekt razvija v pravo smer.
Bolje je narediti manjše, hitrejše korake, zavreči in izboljšati tolikokrat, kolikor je potrebno, saj je s tem postopkom lažje, hitreje in učinkoviteje dobiti izdelek, ki bodisi izpopolni začetne zahteve bodisi upošteva kakršne koli spremembe v poslovnem procesu. -Andrej Lovsin
Kakšne so prednosti agilnega pristopa za stranko?
Vrnimo se k arhitekturnemu zgledu. Klasičen postopek bi bil zelo dolgo zbiranje idej in razprava o več možnih rešitvah. Nato bi narisali jedilnico, ki bi vključevala še nekaj drugih stvari, na primer električno napeljavo in vse ostalo, kar bi bilo smiselno z začetnega vidika, po končani gradnji pa bi naročnik vstopil v končno jedilnico. Vendar bi obstajala težava bodisi v tem, da ob desetih zjutraj ne bi bilo sonca bodisi da so se medtem razmere že spremenile in oseba zaradi drugih obveznosti ne more več zajtrkovati.
Z agilnim pristopom bi bile razmere bistveno drugačne. Izvajalci bi rekli, da bodo za začetek iz papirja zgradili dve ključni steni, v njih izrezali okensko odprtino, v dveh dneh postavili stene na primerno mesto, dodali improvizirano plastično mizo in povabili naročnika, da pride v to sobo na zajtrk. Na ta način lahko stranka hitro ugotovi, ali je rešitev pravilna. V nasprotnem primeru bi bili papirji zavrženi, izvajalec pa bi v naslednjih dveh dneh postavil novo sobo.
V človeški naravi ne maramo »metati«, po drugi strani pa se zgodijo najdražje napačne naložbe, ker si izvajalci prizadevajo za željo po popolnosti, ki je v večini primerov ni mogoče doseči brez vmesnih korakov.
Bolje je narediti manjše, hitrejše korake, zavreči in izboljšati tolikokrat, kolikor je potrebno, saj je s tem postopkom lažje, hitreje in učinkoviteje dobiti izdelek, ki bodisi izpopolni začetne zahteve bodisi upošteva kakršne koli spremembe v poslovnem procesu.
Kako lahko stranka ve, da je sodelovanje na pravi poti?
Izvajalec mora navesti jasno pot, torej ne samo obljubiti rezultate, ampak tudi navesti pot, ki bo prej ali slej vodila do želene rešitve naročnikove »bolečine« ali odkrila nove izzive ali izboljšave na poti. Klasični pristop to obljublja na papirju, toda z agilnim pristopom stranka nenehno sodeluje v vseh vmesnih korakih in kontrolnih točkah. Namesto da bi dva meseca čakali na jedilnico, ki ne ustreza nujno potrebam naročnika, lahko v samo nekaj dneh naredimo kartonsko konstrukcijo, ki stranki omogoča, da preveri, ali je odločitev optimalna.
Kratek povzetek
Po mojih izkušnjah agilni pristop omogoča enega najhitrejših in stroškovno najbolj optimalnih načinov do končnega rezultata pri izvajanju projektov. Odgovor, zakaj je tako, je mogoče sklepati iz naslednjih ključnih točk.
- Na začetku sodelovanja je naloga izvajalca, da s pravimi vprašanji obravnava ključne potrebe naročnika in jih jasno opredeli ali opiše, kar je izhodišče za vse nadaljnje korake. To je bistvenega pomena za celoten proces.
- Vmesne rešitve in posamezni projektni koraki so pripravljeni hitro in v kratkih intervalih, tako da lahko naročnik čim hitreje dobi resnične povratne informacije in spremlja napredek projekta.
- Z agilnim pristopom se izogibamo izzivu, da stranki na koncu zagotovimo rešitev, ki ni v skladu z njihovimi pričakovanji in začetno željo, saj je stranka nenehno vključena v proces in prejema jasne povratne informacije o tem, ali se projekt premika v želeno smer.
- Daleč najcenejši in najhitrejši način je na primer postaviti kartonsko konstrukcijo pred dejansko gradnjo, preveriti, ali vse služi svojemu namenu, in jo po potrebi zavrniti in pripraviti novo. Če začnemo gradnjo na začetku, kasneje ne moremo ali komaj ne moremo ničesar spremeniti, zagotovo z bistveno višjimi stroški in porabljenim časom.
Bi radi izvedeli več?
Za digitalno preobrazbo uporabljamo agilen pristop in vam lahko pomagamo čim bolj učinkovito doseči vaše cilje. Kontaktirajte nas in iz prve roke izkusite, kako je delati z nami.
